手帳2.0

　最初はアナログ的なモノから。

　仕事で一番何を使うか？

　ペン。

　と答える人が一番多いのではないだろうか？
　手帳にメモを書くにもペン。書類に記入するのもペン。
　仕事する上ではペンは欠かせない。

　意外にもペンにこだわっている人はそんなに多くない。
　100円ショップで買った3本で100円のペンでも使う分には困らないがペンにもちょっと気を配ってみよう！

　自分にとって書きやすいペンを探す。

　書きやすさにはいろいろな要素があると思うが、重要なのは長時間握っていて疲れないことだと思う。
　疲れない要素として適度な太さと適度な重さがペンの書きやすさを決定しているようである。
　私が長年使っているのは、Zebraの「エアーフィット2+S」という多機能ペンだ。
　黒と赤に加えてシャープペンが一体となっており、これひとつで困ることはない。

　価格は1,050円で少々高いような気もするが、仕事のモチベーションが上がるのであれば安いものだ。

　仕事においては、いい文房具と出会えるかどうかというのも要素的には大きいのではないかと思う。

　仕事をする上で欠かせないのがスケジュールではないだろうか？
　自分のスケジュールはもちろん上司や部下のスケジュールを把握していないと業務に支障がでる。
　手帳にスケジュールを記入し時間と仕事の計画を立てる。
　優秀だといわれるビジネスマンは時間管理がうまい。
　まさにタイム・イズ・マネーである。

　しかし、私のような凡人はどうか？
　計画を立て手帳にスケジュールを書いてもスケジュール通りに事が進んだことがない。
　おまけに1日目でくるったスケジュールを修正しない。よってなおスケジュール通り進まない。
　しまいにはスケジュールを立てる事自体やめてしまう。
　悪循環である。

　であれば、スケジュールを立てるのをやめてしまおうではないか。

　「一日の行動を記録する」
　まずはこれからはじめよう。

　ある程度行動記録がたまったらこれをまとめてみよう。
　まとめた行動記録から自分の行動を分析し、計画を立ててみる。
　順番が逆でもいいのではないか？

　このような考え方から生まれたのが「岡崎太郎」氏が提唱する「モチベーションシート」である。
　一日に書く項目は

　・行動記録
　・またまた強く心に思ったこと
　・今日のよかった出来事
　・タスクチェック
　・今日ひらめいたアイデア
　・連絡事項
　・情報メモ

　の７つだけ。

　これを毎日書き、ある程度たまったら「グルーピングシート」に書き出してまとめる。
　たったこれだけなのだが威力は抜群だ。

　「書く」という行為は「脳に直結する」。
　そして「まとめる」という行為は「復習する」のと同じである。
　したがって記憶に残る。記憶に残らなくても潜在意識に残る。

　モチベーションシートに記入することを繰り返すことにより、計画とまではいかなくても自分の方向　性ははっきりする。

　自分が今何をやりたいのか。自分はどんなことに興味があるのか。自分の仕事とはどのようなものなのか。
　それがわかるということは今後の人生にとって大いにプラスになるのではないだろうか？

　モチベーションシートの伝承者の岡崎太郎氏のサイトには無償のモチベーションシートPDF版があり実際に試すことができる。

　※itmのサイト（岡崎太郎オフィシャルサイト）

　また、モチベーションシートに興味を持った方は以下の書籍で詳しく知ることができる。

　パソコンで仕事をする事が大部分を占めた現代においてはデジタルツールも使えるようになっておく必要が出てきた。

　ワープロソフト、表計算ソフトは使えて当たり前の時代になった今、他の人と差をつけるにはもう一歩踏み込んだツールを使いこなす必要がある。

　自宅でパソコンを操作しているときにふといいアイデアが浮かんだり、やっておかなきゃならない仕事を思いついたときに手元に手帳が無い場合がある。

　そんなときに便利なWebツールがGoogle Notebookである。
　このツールはネット上のノートにメモを書きとめることができる。
　Webがみれる環境があれば場所はどこでもかまわない。
　会社でも自宅でもネットカフェでもどこでも書きとめておくことができる。

　実はこのブログの原稿もGoogle Notebook上で書いている。
　頭に浮かんだことをGoogle Notebookに書き留めておきある程度たまったら清書をしてまとめる。

　大事なのは手帳でもGoogle Notebookでも何でもいいので脳の中のことを外部にメモするということだ。
　メモしておけば覚えておく必要はなくなる。
　それだけ脳の負担が軽くなる。

　どんどん「吸収」してそどんどん「書きとめて」どんどん「忘れる」。

　この繰り返しをすることにより仕事のスキルの幅が広がるのではないだろうか。

※Google Notebookのサイト（利用にはGmailアカウントが必要）

　今、どのおもちゃ屋さんに行っても在庫がないとされているニンテンドーDS。
　現在最も売れている携帯ゲーム機である。

　2006年7月24日に「ニンテンドーDSブラウザー」という商品が発売される。
　ニンテンドーDSでインターネットができるのだ。

　これを仕事に活用できないだろうか？

　まずはメール機能。
　ニンテンドーDSブラウザー自体にはメール機能はないがWebメールを使う手がある。
　GoogleのGmailはJavaScriptを使用しているので使える可能性は低いが簡易HTMLで表示させれば可能かもしれない。
　YahooメールもJavaScriptを使用しているのでなんともいえない。
　最近はWebメールも多機能化し、JavaScriptを利用しているものが多くなってきている。
　Webメールが使えるということであれば布団の中で寝転がりながらメールをすることが可能となるのだ。

　次にスケジュール管理。
　Web上にもさまざまなスケジュール管理のサービスがある。
　やはりJavaScriptを利用しているものが多のでどのスケジュール管理ツールが使えるかわからないが、CGIの知識がある人であればレンタルサーバ上に気に入ったスケジュールのCGIプログラムを設置し利用することができる。

　こういう風に考えていくとインターネットに接続できるいう事は無限の可能性がある。

　私も購入しようと思っているので購入後レビューしたいと思う。

※注意 JavaおよびFlashは未対応

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術
刑部 恒男

　今日はアナログ的な仕事術を紹介します。

　探し物をしている時間を合計すると一年で150時間くらいになるそうです。
　非常にもったいないです。
　あの資料はどこに行った？ここにしまったはずだ・・・。

　そんな悩みを解決してくれるのが「ＷＩ式ファイル法」です。
　この方法は資料などを大きい封筒に仕事単位で入れ2つのインデックスを付けブックエンドに並べるという極めて簡単な方法です。

　私も最近この方法を実践していますがとても簡単で楽な整理法です。
　私の場合ブックエンドではなく机の一番下の大きい引出しに入れて整理しています。
　私の仕事はそんなに大量の資料を必要としないので、大きい引出しひとつで完結します。
　引き出しを開けラベルを見て資料を出す。30秒もかからず目的の資料にたどり着きます。
しまうときは元の場所に戻すだけ。

　唯一私が工夫した点は、筆者は封筒に直にラベルを書くようですが私は市販のインデックス（シールみたいなやつ）を貼ってます。このようにするとインデックスを貼る位置によっても分類できるのでダブルインデックスではなくトリプルインデックスになるわけです。

業務用インデックス　中

　皆さんもこの「魔法の袋」を試してはいかがですか？

　※魔法の整理術！　ＷＩ式ファイル法・公式サイト

　メモは何に書いていますか？
　コピーで失敗した紙の裏？

　ここは気分を変えてRHODIA(ロディア)のメモ帳なんていかがだろうか？

　一冊150円でちょっと割高な感じがするが、ロディアのメモ帳は使うと他のメモ帳が使いたくなくなるほど使っていて気持ちが良い。

　まずは紙質の良さである。
　ボールペンの走りが良い。書いていて気持ちが良い。

　次に罫線が入っていること。
　メモに罫線が必要か？普通は必要ない。しかし、罫線があるおかげでなぐり書きしたつもりが後からみても以外に綺麗な感じになる。
　自分のメモが後で読み返そうとして読めなかったことはないだろうか？
　罫線があるというちょっとした工夫で損失を抑えられるのだ。

　次に紙一枚一枚にミシン目が付いていること。
　メモを書いてそれを処理し終わった後にミシン目からちぎり取る。
　ミシン目から切り取るときの音が「この仕事を終えた！」という達成感と共に心に響く。
　この音を聞くために仕事をしているという錯覚さえする。

　仕事のモチベーションを上げる魔法のメモ帳と言っても言い過ぎでないかもしれない。

　一度使い出すとコピーの反故には戻れなくなること間違いなしのお勧めメモ帳です。

　メールの管理である。
　私は長年Beckyというメーラーでメールの管理をしていた。
　Beckyはとても使いやすくお気に入りのメーラーだった。

　しかし、メールの管理に頭を悩ませていた。

　既読と未読。

　私宛にメールが来た場合会社でも家でも読める状態にしていた。

　メールを「サーバーに残す」設定をすれば可能なのだが、問題点は会社パソコンで読んだメールは家のパソコンでは未読なのだ。
　会社で読んだメールを家のパソコンで既読に変更するのは面倒くさい。いわゆる迷惑メールも多数来ているので既読にする作業だけで一分以上時間がかかることもある。

　なにかよい方法はないだろうか？

　Webメールであれば可能だ。

　Webで見るのだからローカルの状態など関係がない。
最近気がついた。
　気づくのが遅すぎた。
　YahooメールやHotmailを使えば可能なのだ。今まで気づかなかった。

　しかし、フリーメールはなんか信用度に欠ける。
大切な取引先に「私のメールアドレスは xxxxx@yahoo.co.jpです」とはなかなか言いにくい。

　そこでGmailである。

　Gmailもフリーメールであるが、送信者のアドレスを任意のアドレスにすることができる。
例えば、xxxx@kaisha.co.jp というメールアドレスを送信者情報とすることができる。（スパムメール対策のため一度自分のメールアドレスであるという認証作業をしなければならない）
　これを使えばフリーメールの信用度低さは回避できる。

　私の場合仕事用、プライベート用、オークション用など複数のメールアドレスを持っているがすべてGmail上で管理している。

　それとGmailで管理する利点はGoogleで検索する感覚でメールも検索できることである。
　一度読んだメールはなにかしら頭に残っている。頭に残っているキーワードでメールを探す。
　「たしか吉田さんから会議の件でメールが来てたはずだ」という記憶があれば、

　吉田　会議

　で検索すればよい。あっという間に目的のメールを探すことができる。

　またGmailに来たメールを他のメールアドレスに転送することも可能なので私の場合「ネットオークションの高値更新」のメールをケータイに転送している。

　メールを一ヶ所で管理をする。今日から使ってみてはいがか？

　今日はアナログモノ。

　私の場合手帳は改良版モチベーションシートを使っています。
　あまり人と会う職業でもなく、スケジュールは意外と自由に調節できるのでタスク管理をメインに手帳を利用しています。

　岡崎太郎氏が提唱するモチベーションシートはA4サイズですが、私には大きすぎたのでバイブルサイズの6穴のリフィルを作成して使っています。

　まず一枚目ですが、メインはタスク管理です。
　私の場合、タスクを細かく切り分けるのが好きなので15のタスクを記入できるようにしています。
　下に連絡メモと情報メモが記入できるようになっています。

　二枚目は行動記録です。
　厳密な記録ではなく大まかに書いています。
　あとで見返したときに「この日はこんな仕事してたんだー」って感じです。
　右半分が余白になっているのはメモを書くスペース。なんでもここにメモします。

　一枚目と二枚目で見開きにしており仕事の間はここを開いて仕事してます。

　三枚目は「またまた心に想ったこと」と「今日ひらめいたアイデア」を書きます。
　私は忘れっぽいので頭の中にあることをメモすることにしています。

　四枚目は今日の「良かった出来事」を記入します。
　夜寝る前に一日を振り返り良かったことを書きます。
　嫌なことは思い出さず良かったことだけ書きます。そうすると「明日も仕事頑張るぞー」とモチベーションが上がります。
　余裕があれば今日のタスクで残ったタスクを明日のタスクに転記します。朝起きたら今日するべきことが一目瞭然で把握できます。

　パソコンでTODO管理をしたりスケジュール管理をしたこともありますが、私の場合結局長続きしませんでした。
　モチベーションシートを使い始めて約1年になります。長続きしない私がこんなに長続きするとは思っていませんでした。
　モチベーションシートのいいところは自分で書き込むことにあるんだと私は思っています。手で書き込むことにより目と手に記憶が残り脳にインプットされているのだと思います。

　岡崎太郎氏のサイトには無料でダウンロードできるモチベーションシートが公開されているので皆さんも試してみてはいかがでしょうか？

※モチベーションシートオフィシャルサイト

夢が見つからない人のためのシンプルな習慣 1日3分「夢」実現ノート

情報整理術 クマガイ式

熊谷 正寿

　パソコンのファイルの整理はどのようにやってますか？
　気が付くとマイドキュメントやデスクトップに散らばってませんか？

　GMOインターネット株式会社の社長でもあり、「一冊の手帳で夢は必ずかなう」の著者でもある熊谷氏が「情報整理術 クマガイ式」で書いているのがインターネットエクスプローラーのお気に入りでファイルを一元管理するという方法。

　実は「お気に入り」というのは単なるフォルダの一つであり、「お気に入りフォルダ」に「時系列フォルダ」「目的別フォルダ」「TODOフォルダ」という三つのフォルダを作り、さらに階層化させるという方法。

　やってみると意外と使いやすい管理法である。
　いまやネットで調べ物をしながら仕事をする時代。
　お気に入りからエクセルファイルやワードのファイルを起動できるのもよい。
　特にランチャを使用しなくても目的のファイルが開ける優れた管理法だ。

　7月24日に発売になったニンテンドーDSブラウザー。
　まずは下の動画を見てください。

　なかなかいい感じです。
　Gmailも使えてる模様。

　無線LANの環境が必要だが、FREESPOTやホットスポットそしてマクドナルドでも使用可能とのこと。

　ビジネスマンがマクドナルドで昼食を取りながらDSで情報収集する姿を見かけるようになるかもしれない。

ニンテンドーDSブラウザー(ニンテンドーDS Lite用:DS Liteメモリー拡張カートリッジ同梱)

キャップス ロータブルリトラクター(キーチェーン) 061426000

　今日はアナログモノ。

　メモしたいときにメモがない。
　こんなときに腰にメモ帖があったら・・・。
　とは普通は思わないが、実際に腰にメモがあるのって便利だと思う。

　上の商品に英単語の単語帳とペンポッドという小さなペンをくっつけて腰のベルトに挟む。

　完成品はt-wadaさんの解説を読んでいただくとして、このアイディアはなかなか良い。

　私もぜひ試してみたいと思う。

　Web上でメールができるGmail。
　つい最近のエントリではメールをGmailで一元管理しよう！というものであったが、今回はGmailでTODOも一元管理してみよう。

　フィルタ（振り分け）の概念がわかっていればどのメーラーでもできるが、Gmailで私がやっている方法を紹介してみたい。

　やらなきゃならないことを自分宛にメールする。メールタイトルは以下の規則にあてはめる。

　TODO:（優先度１～５）:（期日）:やらなければならないこと

　例えば「8月12日までに請求書を発送」しなければならない。しかも最重要項目だとしたら、自分宛にタイトルを以下にして送る。本文はあえて書かない。

　TODO:1:2006-08-12:請求書発送

　Gmailの場合はフォルダの概念がないので「件名」が「TODO」のメールに「TODO」のラベルを付けるといったフィルターを作っておけばいいだろう。

　これで「TODOラベル」をクリックするだけでTODOのリストができる。

　完了済みの項目は「TODOラベル」を外してやればいい。

　これで自分だけのTODOリストは完成。

　近くにパソコンがないときにに仕事を思い出したらタイトルの規則にしたがってケータイからGmailの自分のアカウントにメールを出せば自動的にTODOリストが出来上がっている。

　ただし、ちょっと使いづらい面もある。
　Gmailには「並び替え」概念がないため「重要度」や「締切順」で並び替えすることができない。これを克服する方法を思いついた人がいたらコメントをいただきたい。

Google Hacks 第2版―プロが使うテクニック&ツール100選

　今日はデジタルモノ。

　ネットで調べ物をしていて急に用事ができてやむを得ずそのサイトを閉じてしまった経験はないだろうか？
　最悪ブックマークをしておけば後からでもそのサイトを再度訪問してじっくり見ることができるがなかなかそうも行かない場合が多い。

　そこで次のツールはいかがだろうか？

　あとで読む

　あらかじめ自分のメールアドレスを登録しておく。
　あとでじっくり読みたいサイトに出会ったらあとで読むのブックマークレットを押すだけ。
　そうすると自分のメールアドレス宛にさっき「あとで読む」と決めたサイトのキャッシュ（？）が届く。
　あとはじっくり読む。

　この「あとで読む」は意外と仕事にも使える。
　メールに溜めておくことができるので資料をつくるための準備などにも使える。
　また、メールとして届くので自分だけではなく会社の同僚に転送すれば情報を共有できる。

　シンプルなツールではあるが様々な可能性を含んでいるツールである。

　※あとで読む

　今日はアナログもの。

ブロックロディアです。

ありゃ！なんかちょっと違うぞ！

おおー！偽者だ。

　そうです。ロディアのパクリ商品です。
　どうやら紙蔵太（かみくらふと）という商品らしいです。

　発見場所は100円ショップのダイソーです。
　150という数字が見えますが100円（税別）で買えました。

　思ったよりも紙質は悪くないです。
　表紙を折り曲げて裏に回すことも可能です。

　最近の100円ショップはなかなか優秀ですね。

　ダイソーが職場にすごく近いので手に入れやすくてこっちのほうがいいかも？

　今日はデジタルもの。

　Googleツールバーのバージョン4を試してみただろうか？
　現在ベータ版であるがバージョン4になって「ブックマーク」の機能がついた。
　IEでいう「お気に入り」であるがGmailのアカウントを持っていればオンライン上にブックマークすることができる。
　これはどういうことかというと、ネットが繋がる環境であればどこでも同じブックマークが使えるということだ。

　会社のパソコンにお気に入りをいれてあるんだけど家のパソコンのお気に入りには入っていないという現象がなくなる。
これは使って見ると意外と便利で重宝する。

　似たサービスにYahooブックマーク、はてなブックマーク、Livedoorクリップ等があるので気に入ったブックマークツールを使ってはいかがだろうか？

※Googleツールバー

Google Hacks 第2版―プロが使うテクニック&ツール100選

　私のTODO管理は紙がメインです。
　モチベーションシートのタスクのところにやるべきことを羅列していくだけ。
　あえて期限は設定しません。

　まず、モチベーションシートの今日のタスク欄に思いついたことすべてを書きます。
　15個思いついたなら全部書きます。
　そのとき大事なのが「頭の中に思いついたこと全部」を書くことです。
　時間があれば対応策もいっしょに考えます。

　15個もタスクを書けば、まず今日中に全部は終わりません。
　「終わらない」というのもポイントです。
　「終わらない」のが前提なのでこの15個もあるタスクの中で今日終わらせたいものはどれか？と考えます。
　理由は様々でいいです。
　10分で終わる簡単なタスクでもいいでしょう。
　重要なのはタスクの横に「済」マークを書くことです。
　10分で終わったタスクでも丸一日かかったタスクでも「済」マークを書くのは気持ちがいいです。
　これで自分のモチベーションも上がります。
　ですので、私はタスクは細かく書くことにしています。

　例えば一日で15個あるタスクのうち3個のタスクが終わったとします。
　残りは12個。
　この12個のタスクを翌日のタスクの欄に転記します。
　翌日しなければならなくなったタスクを付け足します。
　タスクは常にたくさんある状態にしておくのがベストです。

　たくさんのタスクを見て「こんなにやらなきゃならないんだー」とおもうか「こんなにたくさん済を付けられるタスクがあるんだー」と思うかどっちかです。

　私は「済」をたくさんつけて自分のモチベーションを上げるのが好みのようです。

　モチベーションシートをのタスクの欄に「済」がたくさんあると「こんなに頑張ったんだー」と思うとまたモチベーションが上がります。

　また、期限は特につけないと書きましたがなんとなく頭のなかで期限は設定してます。
　このなんとなくがいいんです。
　緻密に計算しないこと。
　このタスクは5日後くらいまでかな？って感じで。

　期限をつけない理由として期限を決めてその期限日を一緒にタスクに書いてしまうと、期限を守らなくてはならないという脅迫観念が生まれてきます。
　期限日順に仕事をやっていこうとすると数日で破綻します。

　「どうせ予定通りには進まない」

　であれば今一番しなければならないタスクを選び出し「済」をつける努力をしたほうがましです。

　「済」を付けるのは自分へのご褒美にも共通するものがあります。
　自分で自分を誉めてあげてる感じでしょうか？

　ぜひモチベーションシートのタスク管理で今日から「済」を付ける喜びを味わってみませんか？