手帳2.0: 2006年9月アーカイブ

１対多のメール術

　今日はデジタルもの。

　今日はメールについての話題。

　今やメールはビジネスには欠かせないものとなっています。
　すでに社員個人個人にメールアドレスが与えられている会社も多いでしょう。

　私が勤めている会社では、社員のメーラーを設定でメールの送信と返信にBCCで会社の代表のメールアドレスにも送るようにしています（重役以外）。

　具体的に言うと、社長、専務、社員A、社員Bで会社が構成されているとして、社員Aが誰かにメールを出すと「社長」「専務」「社員B」にも同じ内容のメールが届く仕組みにしています。

　この方式をとったきっかけは、社員が私的なメールが多くて仕事に集中できないといったことで監視の意味で始めたのですが、「社員の仕事の進み具合」もなんとなく把握できるといった効果がありました。

　特に私の勤めている会社では、商品の問い合わせは電話よりメールの方が多いので「問い合わせの返信漏れ」が圧倒的に少なくなったのが利点でした。

　以前は、メール当番なるものが存在していたのですが、社員も積極的にメールで返信するようになりました。

　メールは１対１のコミュニケーションではなく、会社という組織では１対多、もしくは、多対多のコミュニケーションツールであるともいえるでしょう。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月 1日 22:51 | パーマリンク | トラックバック (0)

PDFの管理をiTunesで

　今日はデジタルもの。

　最近、公の文書はWordでもなく一太郎でもなくPDFで書類等のやりとりをしている人達も多いのではないだろうか？

　PDFはAdobeが開発しただけあって印刷に向いているファイルでです。

　実はPDFファイルはAppleの音楽ソフトのiTunesで管理できるのだ。

　利用方法は音楽ファイルと同じでドラッグ＆ドロップすればOK。
あとは「アーチスト名」や「アルバム名」等を工夫すればフォルダ分けも自動的にしてくれるので楽ちんです。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月 2日 22:36 | パーマリンク | トラックバック (0)

コピー用紙の反故で気分転換

　今日はアナログもの。

　コピーで失敗した紙って色々な使い方がありますよね。
　四等分に切ってメモ用紙にしたり色々できます。

　最近は個人情報保護法なんてものができてシュレッダーにかけなければならなかったりしてコピーの反故もかわいそうです。

　他に使い道はないかと考えていたところ、コピー用紙で気分転換する方法を思いつきました。
　というか、何気なくやっていたことですけど・・・。

　A4でもB4でもサイズはなんでもいいです。

　半分に折ります、で、また半分に折ります。
　で、また半分に折ります。
　ずーっと半分に折り続けます。
　もう折れないというところまで折ります。

　おわり。

　意外と折ることに集中してしまうもんです。
　おそらく折っている間は他の事は考えていないはず。もちろん仕事の事も。
　気分転換できているかも・・・。

　最後は広げてシュレッダーにかけましょう。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月 3日 22:29 | パーマリンク | トラックバック (0)

歩く

百歳まで歩く田中尚喜
　今日はアナログもの。

　最近、いいアイデアがたくさん湧きます。
　寝るとき部屋の電気を消して目を瞑っているといいアイデアが出てきます。
　おもわず、起きて手帳に記入。
　記入しているうちにまだまだアイデアが浮かんできて、昨日は２時間もアイデアをメモしてました。

　なぜだろう？

　ずっと考えてたんですが、最近日中散歩をする事を日課にしたんです。
　最初は健康のためと思って始めたんですが、歩くことが楽しくなってきて散歩しないと気持ちが悪くなっちゃいました。

　おそらく「歩く」事は脳にいいんだと思います。
　景色を見て、虫の鳴き声を聴いて、風のにおいをかいで、手足を動かす。
　脳に刺激を与えているだと思います。

　そういえばここ四年位は会社に行って、パソコンの前で仕事して、夜暗くなってから家に帰る。
　四季を楽しむって事を忘れてました。

　秋です。

　「歩く」季節ですよ。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月 4日 21:54 | パーマリンク | トラックバック (0)

ジャパンネット銀行のトークンで頭の体操

　今日はデジタルものとアナログもの。

　最近ジャパンネット銀行からトークンというものが送られてきました。
　何に使うのかよく解らなかったのでジャパンネット銀行のサイトで調べてみると、

キーホルダー大のハードウェアトークン（右図の装置、以下トークン）に1回限りの使い捨てのパスワードが表示されます。（表示されるパスワードは60秒ごとに変化します。）現在、お振り込み等重要なお取引の際にご利用いただいているIDカードにかえて、このトークンに表示される使い捨てのパスワードをご利用いただくことになります。

　ようはこのランダム（本来は規則性があるのかも？）で60秒間表示されている番号を取引の際に使うということなのだ。

　これをなにかに使えないだろうか？・・・・・。

　キーホルダーになっているので車や家の鍵と一緒にしておくと常時身に付けていることになる・・・・・。
　60秒間にランダムで表示される数字が6桁・・・・・。

　これは頭の体操に使えそうだ！

　60秒以内に表示させた数字の「語呂合わせ」をすれば頭の体操になる！

　例えば、
　　839438　は　「バーさん、くしゃみは？」って感じ。

　キーホルダーとして持ち歩けば待ち合わせの時間に頭の体操をするとか活用できそうです。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月 5日 21:38 | パーマリンク | トラックバック (0)

Gmailで体重管理

　今日はデジタルもの。

　今日はGmailで体重管理をしてみましょうという話題です。

　私の場合、朝起きたときに体重計にのります。
　で、携帯から自分のGmailアドレスに件名を「体重：73.2」として本文は「なし」で送ります。

　終わり。

　これだけでは意味がわからないので、Gmail側の設定の説明です。

　Gmail側でフィルタを作っておきます。
　「フィルタ条件を指定」で「体重：」を含むものに「ウェイトコントロール」というラベルをつけるフィルタを作っておけば完了です。

　後は、毎朝体重計に乗った後携帯からGmailのアドレスに送信するだけで毎日の体重を送信するだけで記録はOKです。

　記録を見るには「ウェイトコントロール」というラベルで一覧を見れば体重の推移がわかります。
　理屈的にはGmailでなくても普通のメーラーでもできますのでお試しください。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月 6日 21:29 | パーマリンク | トラックバック (1)

iPod shuffleについて思う

　今日はデジタルもの

　今日、iPod shuffleを購入しました。
　いまさらな感じもしますが、しかも中古。
　あまりこういうものにはなじみがないのですが「英語の勉強」に役に立つかな的なノリで買っちゃいました。

　さて、iTunesとiPod shuffleを繋いで聴きたい音楽を転送するわけですが、自分が聴きたい曲を転送することももちろん可能です。
　でも、おすすめは「オートフィル」という機能です。
　iTunesからiPod shuffleに曲をランダムで転送する機能です。

　AppleのiPod shuffleのサイトには以下のように説明されています。

iPod shuffleとiTunesのオートフィル機能で、毎回違った音楽を聴く体験ができます。iPod shuffleの音楽を入れ替える度に新しい楽しさが生まれるのです。さあ、毎日iTunesとシンクして、「音楽のアドベンチャー」に乗り出しましょう。

　まあ、「偶然を楽しめ」ということなんですね。
　しかしながらとあるサイトでは以下のように書かれています。

シャッフルには時計が入っていないため、最終再生日時は記録されませんが、再生回数等は記録されiTunesと同期します。

　うん。確かに再生回数は更新される。

　で、ここで思ったのですが、「オートフィルは単なるランダムではないのではないか？」という疑問です。

　レートや再生回数、同じアーチスト、同じアルバムとか微妙な計算をしてどの曲をiPod shuffleに転送するかを決めているのではないか？

　まあ、確かめる方法はないのですが、そんな気がします。

　仮にこれが正しいとするならば、パソコンの書類ファイルの管理も似たようなことができないだろうかと思った訳です。

　どなたかこういうソフトを作ってくれないかなーと思って仕様を書いてみます。

　iTunesのような一階層で良いのでエクセルやワードのファイルをドラッグ＆ドロップで一覧にし、レートと最終更新日、更新回数を記憶。
　ファイルの種類、レート、最終更新日、更新回数でソートができる。
　一番楽なのはファイルをドラッグ＆ドロップするだけでOKということでしょうか。
　わざわざ分類しない管理法になるんじゃないかなと思ったりしてます。

　もしかしたら、すでにそういうソフトがあるかもしれませんね。
　ご存じの方がいらっしゃいましたらご一報を。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月 7日 23:47 | パーマリンク | トラックバック (0)

Google Image Labelerで頭の体操

　今日はデジタルもの。

　Googleの検索には画像を検索するイメージ検索があるのですが、それを利用したちょっとしたミニゲームみたいなものが登場しました。

　Google Image Labeler

　ゲームの方法はいたって簡単。
　ゲームを始めると「ネットで繋がっている誰か」と接続される。
　画像から想像する単語を入力し、それが「ネットで繋がっている誰か」と同じになればＯＫ。

　英語なので大変ではあるが、「ネットで繋がっている誰か」とマッチしたときは結構うれしい。

　頭の体操にもなるし英語の勉強にもなるのでオススメしたいミニゲームである。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月 8日 21:57 | パーマリンク | トラックバック (0)

一時ファイル管理術

　今日はデジタルもの。

　一時ファイルってどうしてますか？
　「一時ファイルってなんだ？」って思う方もいらっしゃると思うのでちょっとだけ説明を。

　一時ファイルとはテンポラリファイルとも呼ばれますが、パソコンでちょっとだけ使って速攻でゴミ箱行きのファイルのことです。

　たとえば、フリーソフトなどをダウンロードして解凍し、ちょっとだけ使ってみて、いらないから捨てちゃうっていうようなファイルです。
　他にはテキストエディタを立ち上げてちょっとだけ文章書いてすぐ捨てちゃうようなファイルのことです。

　まだ、パソコン使い始めたころは「デスクトップ」に放置して、しばらく放置状態になっていて、気がついた頃には「このファイルなんだっけ？」ってなってました。
　それではマズイということで、Cドライブの直下に「Temp」というフォルダを作ってそこに入れることにすることにしました。
　で、気が向いたときに「Temp」フォルダの中身を全部削除するようにしました。
　これが、3年間くらい続いたでしょうか？

　しかし、Tempフォルダというのは「マイコンピュータ」→「Cドライブ」→「Temp」と三回クリックしないとたどり着けないということで削除すること自体忘れることもよくありこれもやめました。
　で、結局は「一時ファイル」は「デスクトップ」に置くことにしました。
　しかし、昔と今とで違うのは「デスクトップにはファイルを置かない」という原則を設けたことです。
　デスクトップには「ゴミ箱」以外の物は置かないというルールにしたのです。
　ショートカットも何も置きません。これがルールです。

　これのおかげで「デスクトップにあるものはいらない物」という自分だけのルールが完成しました。逆をいうと「いるものはどこかにきちんと保存する」ということですのでファイルの管理を怠けていると後で痛い目にあいます。

　あと、いらないファイルを目に見える形にすることで整理整頓を常にするという心がけにもなり一石二鳥という形で落ち着いています。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月 9日 18:50 | パーマリンク | トラックバック (0)

自分にメールの仕事術

　今日はデジタルもの。

　皆さんは誰から貰うメールが一番多いでしょうか？
　親友、同僚、先輩、家族、いろいろだと思いますが、私の場合は「自分で出した自分宛のメール」が一番多いです。

　おそらくメールはコミュニケーションツールとしての位置づけが大きいのだと思いますが、自分自身とのコミュニケーションもできるんです。

　私の使い方は皆さんとそんなに変わらないとは思うのですが、備忘録的な物が非常に多いです。

　「一ヶ所の法則」っていうのをご存知でしょうか？
　物を整理する場合になるべく一ヶ所に場所に整理するというもので、物を探す時間を圧倒的に少なくするというものですが、私の場合は「手帳」か「Gmail」に保存しておくというルールです。「手帳」か「Gmail」を見ればほとんどのものは見つかるという仕組みです。

　「手帳」と「Gmail」なので正確には「二ヶ所」です。
　パソコンの前にいるときは「Gmail」でそれ以外は「手帳」という使い分けをしております。

　さて、自分宛てにおくるメールですが、なんでもいいんです。
　備忘録、ブログねた、写真（Jpeg）、書類（Word,pdf）、表（Excel）、等など色々考えられます。
　Gmailではメールの検索もできますから、仕事に使うファイルを添付する形にしておけば、「請求書の雛形どこやったかな？」なんてこともなくなります。

　「自分に自分宛のメール」は使い方次第で可能性が無限大に広がります。
　さあ皆さんも自分とのコミュニケーションを楽しみましょう！

投稿者: subnote 日時: 2006年9月10日 18:48 | パーマリンク | トラックバック (0)

夜早く寝る方法について考える

　今日はアナログもの。

　皆さん早起きしてますか？
　私は「生活改善応援サイト『早起き生活』」で記録することによって「早起きさん」になれました。
　一ヶ月前の私と比べると雲泥の差です。

　しかしながら困ったことに早起きはできるようになったのですが、就寝時間はさほど変わらい状態なので睡眠時間が少なくなってしまいました。仕事をしてても午前中は生あくびばかり出てしまいます。

　せっかく早起きできるようになったので早く寝ることに意識を向けてみたいと思います。
　おそらく早寝の邪魔をしているのは寝る前のパソコンなのかなぁと自覚はしていましたが実際のところどうなんでしょうか？

　いろいろサイトで調べてみると勉強になるサイトがありました。

　眠りの総合サイト☆快眠推進倶楽部☆
　http://www.kaimin.info/

　このサイトの以下のページが参考になります。

　快眠のための工夫いろいろ
　http://www.kaimin.info/part/suffer/dev03.html

眠る前にしていいこと
・ぬるめのお風呂でリラックス
・ハーブティーでリラックス
・音楽や環境ビデオでリラックス
・空腹のときはホットミルク
・夜はリビングルームの照明を控えめに

眠る前にしてはいけないこと。
・寝る前に熱い風呂に入る
・コーヒーや紅茶などカフェインを含む飲み物
・寝る前のおやつや食事
・睡眠薬がわりの寝酒
・パソコンなど
・寝る前の喫煙
・明るすぎる室内照明
・勉強や激しい運動
・テレビやゲーム、パソコンなど

　やはり寝る前の「パソコン」ははダメなようですね。
　午後10時半以降のパソコンはやめることにします。

　照明を一つ暗くし、ホットミルクを飲みながら、音楽を聞いて読書をする時間にします。

　でも、このサイトためになりました。「自立訓練法」はリラックスするのにとても効果がありそうです。今晩試してみます。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月11日 13:35 | パーマリンク | トラックバック (0)

選択肢を極端に狭くしてみる

　今日はアナログ思考のデジタルもの。

　以前に「一ヶ所の法則」というのをチラっと書きましたが、これと似たようなことで「選択肢を極端に狭くしてみる」という考え方があります。

　会社にパソコンがあり自宅にもパソコンがある人ってたくさんいると思いますが、いざ自宅で仕事の続きをするとか、自宅にいるときに仕事のことが気になったりとかあると思います。
　会社では使い慣れたソフトがありどうしてもそのソフトを自宅でも使いたいときがあります。
　しかしながら、そのソフトは会社で購入したものであり自宅のパソコンには入れることができません。
　そういった時どのようにすればよいでしょうか？

　会社で使っているソフトは自宅では使えないのは当然なので、普段どういうふうに仕事を進めるかを考えたいと思います。

　まず、会社でも自宅でも使うソフトの数を極端に少なくしてみる。

　例えば「会社でも家でもメーラーはGmailを使う」とします。
　もちろんアカウントの問題があるので全く同じにはつかえませんが、使うツールはGmailだけと限定したら「他のメーラーの操作方法は忘れてしまってよい」ということになりその分シンプルになり楽になります。

　次に書類などの文書を作成する場合「Word」を使いますが、Gmailの「自分宛メール」で草稿を書き、仕上げのみ「Word」を使うという方法もあります。

　これは会社で「Wordのみで作った書類」に比べて以下の利点があります。
・会社で作った書類を家でもみれる（草稿のみ）。またはその逆も可。
・草稿がGmailにバックアップされている
・書類の内容をなんとなく覚えていればGmail内を検索することによりその書類を簡単に見つけることができる。

　おそらくまだまだ利点はあると思いますがこのくらいで。

　Gmailに限ったことではないですが、使うツールを極端に減らすことで、「工夫をして仕事をする」ようになります。

　実はこのブログも「自分宛メール」でGmail上で草稿を書いています、一気に書き上げなくても「自動保存」してくれているのでいつでも他の仕事に手を付けれます。

　このように「選択肢を極端に狭くし工夫をすること」で身の回りがシンプルになり、仕事の管理はとても楽になるのです。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月12日 22:08 | パーマリンク | トラックバック (0)

赤ペン読書法

　今日はアナログもの。

　一週間前くらいから読書をするときに赤ペンを持って読書をすることにしました。

　私が読む本の多くは自己啓発系です。なるべく読んだときに本の内容を頭に入れておこうと思うのですが、なかなか本で覚えたことを実行に移せない状態でした。

　おそらく本を読んでいるときはなんとなく頭に入ってはいるとは思うのですが、脳の奥深くまでは浸透していない感じでした。

　せっかくお金を払って買った本なので自分の糧にならないと意味がありません。「どうしたら読書が自分のものになるのか」と日頃から思っていました。

　つい最近「GMOインターネットグループ」の社長の熊谷氏が書いた本「一冊の手帳で必ず夢はかなう」の中で「本を読むときは赤ペンで線を引く」というフレーズがあったのを思い出し、試しに赤ペンを引きながら本を読んでみました。

　最初のうちはどこがポイントか解からず本が真っ赤にしまい、どこが重要なフレーズかわけが解からなくなってたのですが、読み進めていくうちにポイントがどこかが解かるようになってきました。それにつれて本の内容も頭の中にすんなり入ってくるようになり、一冊読み終えたときには今までの読書より充実感に満ちていました。

　最初は本を汚すことに抵抗があったのですが、赤ペンを入れるのは意外に効果があります。　皆さんにオススメの読書法です。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月13日 17:15 | パーマリンク | トラックバック (1)

Podcastでお勉強

　今日はデジタルもの。

　先日iPod shuffleを購入したとこのブログで書きました。
　iPod shuffleが私の中でブームになっています。
　数日して新しいiPodが発表されたのはちょっとショックでしたが・・・。

　音楽を聴くのはもちろんなのですが、Podcastにハマっています。

　Podcastとは音声版のブログのようなもので、毎日配信されるものもあれば一週間に一回配信されるものまで様々あります。

　最近私が聞いているのはニュースやビジネス、英会話等です。
　主なものを数点あげると、

　・読売ニュースポッドキャスト
　　http://podcast.yomiuri.co.jp/
　・ビジネス書を耳で読む- BookCasting β版
　　http://www.netvoice.jp/
　・ラジオ版　学問ノススメ　Special Edition
　　http://reco.jfn.co.jp/podcasts/jfn/susume/

　上記3つの番組が私のオススメです。

　iPod shuffleではPodcastが聴けないと思っていましたが、自動的に同期しないだけで手動でiTunesからiPod shuffleにコピーしてやれば聞くことができます。
　詳しくは以下のサイトを参考にして下さい。
　アップル - サポート - TIL
　http://til.info.apple.co.jp/cgi-bin/WebObjects/TechInfo.woa/wa/showTIL?id=300558

　私は主に通勤時に聴くようにしています。
　車で通勤しておりますが、車にFMトランスミッタを付け、iPodを聴けるようにしました。費用もそんなにかからないのでオススメです。

　この10月から新しいiPod shuffleが発売されますのでご購入されてはいかがでしょうか？
　1GBで9,800円とかなりリーズナブルです。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月14日 17:24 | パーマリンク | トラックバック (0)

「面倒くさくても使い続ければ慣れちゃう」の効果と応用

　今日はアナログ思考もの。

　今日は「面倒くさくても使い続ければ慣れちゃう」の効果と応用について書いてみたいと思います。

　先日、家のパソコンのMACのOSを再インストールしたときに気付きました。
　実は半年くらい前からMACを起動すると「なんだかよく解からないエラー」が出てました。
　MAC使用暦1年半のスキルのためそのエラーの意味もよく解からず放置してました。
　起動したときの一回だけなので原因を究明するより、再インストールしたほうが早いと思い、重い腰を上げOSの再インストールに踏み切りました。

　実は根っからのWindowsユーザだったためMACのIMEの「ことえり」がとても使いづらく「ATOK」をインストールして使ってました。

　しかし、今回OSを再インストールする際に「ATOKのCDを探すのが面倒くさい」という単純な理由で「ことえり」を使い続けていました。

　最初は「ことえり」に馴染めなく、イライラしながらブログを書いたりメールを書いたりしていたのですが、「ことえり」を使い始めて2日目くらいでしょうか、「イライラしていない自分」に気付きました。

　「イライラしない」どころか「ことえり」と「ATOK」との違いを頭で考えなくてもちゃんと入力できてる自分にも気付きました。

　よく、車が車検で代車を借ります。最初のうちは自分の車との違和感がすごくある状態が、一日も乗っていると代車に慣れてしまって、いざ自分の車が返ってきたときに自分の車に違和感がある事と似てるなと、そのとき思いました。

　さて、これを仕事の面で考えてみるとどうでしょうか？

　会社にはそれぞれ「その会社の仕事のやり方」というのがあると思います。
　社内のルールとか仕事の流れとかはなかなか変える事ができません。

　もともと人間というのは「変化は好まない」ようです。「変わる」ということに未知の危機感があるようです。

　しかし、情報化社会になって仕事にも変化が望まれます。
　私が勤めている会社もそうですが、仕事の流れを変えるというのはなかなかできるものではありません。しかし、仕事の流れはいつか変えないと時代から取り残される可能性が高いのです。

　変化するというのは怖いです。しかし、新しい仕事のやり方に慣れるはそんなにハードルが高いものではないような気がします。
　私も今回のことを教訓にしてどんどん新しい仕事のやり方にチャレンジしたいと思います。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月15日 18:56 | パーマリンク | トラックバック (0)

GTDとGoogle Notebook その１

　今日はデジタルもの。

　最近、GTDに興味があります。
　GTDの詳細は以下のサイトを参考にして頂くとして、GTDを実行するにあたってツールは何を使うかが悩みどころでした。

　ITmedia Biz.ID：はじめてのGTD
　http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0606/27/news003.html

　私は紙媒体が好きなので当初「紙」でやってみようかと思っていたのですが、Google Notebookがぴったりなツールではないかと思いました（ただしフル画面利用時）。

　Google Notebook
　http://www.google.com/notebook/

　まず、私のツールに対しての条件を挙げますと。

　1.どこでも利用できること。
　2.複雑な操作の必要がないこと。
　3.印刷ができること。

　ます、どこでも利用ができないとGTDは意味がありません。
　頭の中にある「やりかけの仕事」を書き留めることができることが重要です。
　これは、パソコンに向っている時間が長い私にとっては、Web上でササッと入力できるということで合格です。パソコンに向っていないときは手帳に書き込むことでカバーします。

　次に複雑な操作が必要ではないことですが、Google Notebookは直感的な操作ができるので、これも合格です。
　しかも、各項目をドラックアンドドロップで移動できるため、これもGTDに向いています。
　例えば、「頭の中にあったもの」という項目に「請求書を出す」というのがあったとして、「すぐできること」のという項目に移動させるには「請求書を出す」という項目をドラックアンドドロップで移動するだけで終わりです。

　次に印刷できること。
　やはり紙媒体も私にとっては必要なのでこれは必須です。
　パソコンの前にいないときでも、紙媒体さえあればいつでもGTDの項目について検討できます。

　さて、実際どのように使うかですが、詳しくは明日のブログに続きます。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月16日 21:43 | パーマリンク | トラックバック (0)

GTDとGoogle Notebook その２

　今日は昨日の続き。

　GTDをGoogle Notebookでやってみよう！ということの続きです。

　まず、5つのNotebookを作成します。
　私の場合名前は以下のようにしました。

・頭の中にあったもの
・すぐやれるもの
・誰かに頼むもの
・いつか／もしかしたらやりたいもの
・資料

　GTDではまず「頭の中にあるやりかけの仕事」のことについて全部書き出すことが出発点となります。仕事だけではなく頭のなかにある「気になること」もすべて書き出します。
　それを「頭の中にあったもの」というNotebookに書き込んでいきます。
　書き込み方は「Add note」ボタンを押して一個ずつ書き込んで行きます。
　これ以上頭の中には何もないというところまで頑張って書きます。

　すべて書き終わったら「頭の中にあったもの」を一つ一つ検討し、ドラッグアンドドロップで「すぐやれるもの」「誰かに頼むもの」「いつか／もしかしたらやりたいもの」「資料」に振り分けます。

　さてここからはGoogle Notebookより自分の頭を使います。
　それぞれの「すぐやれるもの」「誰かに頼むもの」「いつか／もしかしたらやりたいもの」「資料」についてレビューをします。
　「すぐやれるもの」はいつどのようにしてやるのか、「誰かに頼むもの」はいつ誰にどのように頼むのか、「いつか／もしかしたらやりたいもの」はなぜ今やらないのか等、自分の頭と相談して決めていきます。これは一週間に一時間もしくは二時間かけてレビューしていきます。

　自分の頭の中にある「もやもや」はすべて「Google Notebook」の「頭の中にあったもの」に入れておくというルールをつくり、これを守って実行していきます。

　そして一週間に一度は各項目について、一時間もしくは二時間かけてレビューして行き効率よく仕事をしていきます。

　私もGTDを始めたばかりなので、どれだけ仕事が効率化されるか未知数なところもありますが、今のところスムーズに機能しています。

　もし、GTDについてもう少し詳しく知りたいという方がいましたら下記のブログが大変参考になりますので読んでみてはいかがでしょうか？

　Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (1)
　http://air.geo.tsukuba.ac.jp/~eddie/2005/05/26/58.html

投稿者: subnote 日時: 2006年9月17日 17:59 | パーマリンク | トラックバック (0)

Gmail Tips その1

　今日はデジタルもの。

　仕事用やプライベートと用で複数のメールアドレスを持っている方もたくさんいらっしゃると思います。
　私の場合、すべてのメールアドレスをGmail用のメールアドレスに転送して一元管理しています。

　しかしメールのヘッダを見ないと仕事用のメールアドレスに来たのかプライベート用のメールアドレスに来たのかパっとわかりません。

　そこでフィルタとラベルをうまく使い、どのメールアドレスに来たかパッとわかるようにします。
　手順は以下のようにします。

1.Gmailにアクセスします。
2.画面上部の「フィルタを作成」をクリックし、フィルタ作成画面へ進みます。
3.「宛先」のところに複数あるメールアドレスのうち一つを選び入力します。
4.「次のステップ」ボタンを押し次の画面に進みます。
5.「ラベルを適用」のチェックボックスを選び「ラベルを選択」のコンボボックスから「新しいラベル」を選択します。
6.ラベル名を聞いてくるので自分のメールアドレスを入力します（わかりやすい名前であればなんでもOK）
7. 「フィルタを作成」ボタンを押すと出来上がりです。

　これを自分の持っているメールアドレスの個数分だけ繰り返します。

　これで次から来たメールは受信時にラベルが付きますので、いちいちヘッダを見なくてもどこ宛てにメールが来たかわかります。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月18日 22:16 | パーマリンク | トラックバック (0)

Google カレンダーをリマインダーとして使う

　今日はデジタルもの。

　Google Calendarが日本語に対応したようですね。
　ロゴも「Google カレンダー」とカナカナになっています。

　Google カレンダー
　http://www.google.com/calendar/

　私は仕事では「誰かに会う」とか「出張」とか「会議」とかはあまりないのでスケジューラーはほとんど使わないのですが、Google カレンダーを「リマインダー」の代わりとして使用しています。

　例えば、明日会社に新しい名刺入れを持っていく予定だったとして、Google カレンダーに「明日朝7時半名刺入れ持って行く」と設定しておきます。
　すると、次の7時半にメールが届くので忘れないという感じで使っています。

　先ほど試してみましたが、日本のケータイにも対応しているようです。私のvodafone宛てに設定したメールが来ました。

　Google カレンダーは友人や同僚ともカレンダーを共有する機能があるので、いろいろな使い道がありそうです。私もいろいろ試してみます。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月19日 17:24 | パーマリンク | トラックバック (0)

FireFoxでGoogle Bookmarksを使う拡張機能その２

　先日のエントリーでFireFoxでGoogle Bookmarksを使う拡張機能をご紹介しました。

　前回のはツールバーに登録して使うものでしたが、今回はサイドバーに表示させて使います。

　GMarks Ver 0.5.2
　https://addons.mozilla.org/firefox/2888/

　一応ツリー構造っぽくなっており、FireFoxのブックマークとほぼ同じ操作体系なので使いやすいです。
　ただし、日本語には完全には対応していないようで「ラベル」を付ける時に文字化けしてしましますので注意が必要です。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月20日 16:55 | パーマリンク | トラックバック (0)

Gmailでアナログ的なものを管理する

　今日はデジタルもの。

　このブログで何回か「一ヶ所の法則」というルールを書きました。
　整理整頓をするためには保存する場所を一ヶ所にしておいたほうがいいというものです。
　整理する場所を一ヶ所にしておけばあちこち探さなくてもいいので、モノを探す時間を極端に少なくすることができるため、時間を有効に使えるようになるというものです。

　私の場合Gmailと手帳に情報を集約することにしています（正確には二ヶ所になります）

　主にデジタル的なものはGmailで整理し、アナログ的なものを手帳で管理します。

　さて、アナログ的なものをGmailで管理できないだろうか、といろいろ考えていますが少しだけ可能なこともあると最近気づきました。

　「デジカメ」を使います。

　なかなかデジタルで処理できないものをデジカメで撮影し、画像ファイルを添付して件名に検索するためのキーワードをつけて自分宛にGmailで送信しておけばアナログ的なものもGmailで管理できます。

　例えば「電車やバス、地下鉄等の路線図」をデジカメで撮影しGmailで管理します。

　また、デジタル化は可能ではあるがデータ化するのが面倒なものもデジカメで画像化してしまうことでGmailで管理することも可能です。

　例えば「電車やバス、地下鉄等の時刻表」も画像化してしまえばそれを見れば把握ができるのでGmailのみでOKということになります。

　こうやって色々なものを画像化し、Gmailで管理することでモノを探したり調べたりする時間が節約できます。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月21日 21:39 | パーマリンク | トラックバック (0)

Podcastで疲れを癒そう

　今日はデジタルもの。

　以前のエントリでPodcastが面白いと書きましたが、最近ハマっている番組を見つけましたのでご紹介します。

　その番組は「クジラノイズのF・B・I」という番組で、「マイクを外に持ち出して、ステキな音を探しに行こう！」というコンセプトの元、自然の音やアフリカの動物、民族音楽、身近な街のノイズやアンティークオルゴール等を配信しています。

　癒されます。川のせせらぎとかを聴きながら眠りにつくと、朝すっきり起きられます。
　なかなか大自然に向き合う時間が作れない現代社会において、せめて音だけでも楽しんでみてはいかがでしょうか。

　クジラノイズのポッドキャスト
　http://www.kujiranoise.com/

投稿者: subnote 日時: 2006年9月22日 18:23 | パーマリンク | トラックバック (0)

デスクトップに何も置かない

　今日はデジタルもの。

　以前「一時ファイル管理術」というエントリを書きました。

　簡単に説明しますと「デスクトップにあるものはいらないファイル」というルールにし、デスクトップをすっきりさせておくというものです。
　この「デスクトップにあるものはいらないファイル」というのは逆を言うと「必要なファイルは適切な場所に置いておく」ということになりますから、日頃ファイルは整理整頓しておくということになります。

　これをさらに進化させて「ごみ箱」もデスクトップに置かないというルールを最近設けました。
　私が仕事で使っているパソコンはWindows XPですが、ごみ箱を表示させないことでデスクトップにあるのは「壁紙」だけになりました。

　ごみ箱を表示しないようにするソフトは色々あるようなのですが私は「窓の手」というソフトを使って表示させないようにしました。

　窓の手
　http://www.asahi-net.or.jp/~vr4m-ikw/

　さて、ごみ箱を表示しないということの意図ですが、まず第一に「デスクトップを常にきれいにする」という動機付けです。デスクトップにあるファイルは「要らないファイル」なのですから「削除」してよいファイルということになります。

　次に「ごみ箱を空にするという手順が面倒くさい」という仕掛けを作ります。
　ごみ箱がデスクトップにないので、エクスプローラーを立ち上げてから「ごみ箱を空にする」という作業をしなくてはなりません。これは面倒くさいのでもう一つ仕掛けを作ります。

　その仕掛けですが、フリーソフトの「ごみ箱自動削除ツール」というソフトを使い、ごみ箱に入れてから30日経ったファイルのみを完全削除します。
　これはどういう利点があるかというと、間違って削除してしまったファイルに30日間の猶予を与えるという利点があります。「あ、あのファイル削除しちゃったけど、まだごみ箱にある」という状態を作るわけです。
　30日間の猶予がありますので、思い切って整理整頓できるわけです。
　「このファイルまた使うだろうか？」と悩んだファイルはとりあえず削除してしまう訳です。30日間にまた使うという場面が出てきた時にごみ箱から戻してやればいいのです。

　ごみ箱自動削除ツール
　http://www.vector.co.jp/vpack/browse/pickup/pw4/pw004625.html

　最近はハードディスクの容量も増えたので、一回しか使わないファイルもハードディスクに保存しておいたほうがいいかもしれませんが、整理整頓という観点から考えるとファイルが増えるということはそれだけファイルのジャンル分けとか重要度とか色々考えなければなりません。そういう労力を考えるのであれば「とりあえず要らない」という判断をしてしまうほうが楽です。整理整頓は単純で楽なことが長続きするコツだと私は思っています。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月23日 22:10 | パーマリンク | トラックバック (0)

ストレスを溜めない

　今日はアナログもの。

　仕事のストレスからくるのかどうかわかりませんが、体調を悪くしました。
　幸い仕事も順調に復帰に戻りつつありますが、まだ完全復活とは言えない状態です。

　いつも体調を悪くしてから気づくのですが、どうも私の仕事の方法はオーバーワークになっているようです。
　今まで書いた自分のブログを読み、反省をしつつ今後に生かしたいと思っています。

　さて、オーバーワークの原因は何かということから探ってみたいと思っています。

　まずは「考えすぎる」傾向にあること。
　仕事を効率よくしようとしすぎるため、あれやこれや考えてしまう傾向にあるようです。
　単純作業でもまず頭で考えてから作業に取り組んでしまうように思います。
　単純作業はただひたすら無心でやるという方法が望ましいようで、よく「フロー状態」という言葉があるように「一つのことに没頭し、ほとんど瞑想状態になること」が望ましいと思いました。

　それと、「仕事をパソコンに頼り過ぎる」傾向にあること。
　現代の仕事はパソコンがないと仕事はできませんが、あえて「パソコンがなくてもできる仕事」を自分の中で作り出さなくてはならないなと思いました。
　例えば一日中職場でパソコンを操作していないで、プリントアウトしたものを喫茶店等に持って行き、紙とペンだけで仕事をする時間を作り出す必要があると感じました。
　紙とペンだけでもできるGTD等やスケジュール立てやアイディアを必要とする仕事等はあえてパソコンでやらないという決意が必要だなと感じました。

　いかに効率よく仕事をするかを考える時に、時間を無駄にしないでいかに短期間でやるかというのを考えがちですが、無駄な時間は心の面で考えれば無駄な時間ではないということを今回はしみじみ感じました。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月24日 17:52 | パーマリンク | トラックバック (0)

iPod nanoを購入

　今日はデジタルもの。

　iPod nanoを購入しました。
　まだ、箱も開けていない状態です。

　今月の7日にiPod shuffleを中古で購入してからというもの、iPodを聴くことが生活の一部となりつつあります。

　まず、通勤時にPodcastで入手した番組を聴くことがメインになりました。
　今まではCDかラジオを聴いていたのですが、Podｃａｓｔであれば番組も毎日のように更新されますし飽きがきません。もちろんビジネスに関連した番組もあるので色々と勉強になります。
　カーオーディオにFMトランスミッタを取り付けるだけでOKなので費用もそんなにかかりません。

　通勤中にオススメのPodcastは以下の番組です。

　読売ニュースポッドキャスト
　http://podcast.yomiuri.co.jp/

　ラジオ版学問ノススメ Special Edition
　http://reco.jfn.co.jp/podcasts/jfn/susume/

　次に寝る前に聴く習慣ができつつあります。
　寝る前は静かな音楽が寝つきをよくします。それに加えて自然の音なども眠りを促進しリラックスできます。
　Podcastにも自然の音を番組にしたものがあります。こちらもオススメです。

　クジラノイズのポッドキャスト
　http://www.kujiranoise.com/

　さて、これからiPod nanoの箱を開けて本体を出してみます。
　アドレス帖、スケジュールなどの機能も使えるようなので試してみたいと思います。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月25日 18:04 | パーマリンク | トラックバック (0)

Google カレンダーで天気予報を表示させる方法

　今日はデジタルもの。

　最近日本語対応になったGoogle カレンダーですが、自分の住んでいる地域の天気予報を表示させる方法があります。

　以下、手順です。

1.livedoorのiCal天気のサイトに行きます。
　http://weather.livedoor.com/weather_hacks/ical.html
2.iCal天気フィード一覧で自分の住んでいる地域を探し、「ical」を右クリックして「ショートカットのコピー」を選択。
3.Google カレンダーを開き、「設定」を選択。
4.「カレンダー」を選択し、他のカレンダーカテゴリにある「カレンダーの追加」をクリック。
5.「公開カレンダーの URL」を選択し先ほどコピーしたURLを貼り付け。
6.「追加」ボタンを押して終了。

　これで、自分のGoogle カレンダーに天気予報が追加されます。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月26日 18:41 | パーマリンク | トラックバック (0)

腰リールをまた作ってみた

　今日はアナログもの。

　今日、100円ショップをブラブラ歩いていると腰リールにちょうどよい商品が置いてありました。
　本来はカバン等にくっつけて、携帯電話を紛失しないようにするものの様ですが、腰リールにバッチリと思い購入しました。

　ついでに単語帳も束ねるゴム付きのいいやつがあったのでそれも購入。２冊で100円。

　クリップの部分を拡大すると、こんな感じ。
　挟む力がちょっと弱いかも。

　で、完成したのが以下の写真。

　ちっちゃいボールペンは以前購入したもので200円くらい。
　合計400円くらいで完成しました。

　これを腰にぶら下げるのですがまだまだ改良の余地がありそうです。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月27日 15:04 | パーマリンク | トラックバック (0)

Googleカレンダーとモチベーションシート

　今日はデジタルものとアナログもの。

　最近、日本語化にもなり使いやすくなったGoogleカレンダー。
　デジタルであるGoogleカレンダーとアナログである手帳の兼ね合いについて、いまいち自分の中で定まっていなかったことについて自分なりのルールができました。

　まず手帳ですが、モチベーションシートというのを使っています。
　モチベーションシートとはどういうものかというのは過去のエントリを見ていただくとして、モチベーションシートの中に「行動記録」というものがあります。
　何時から何時まではこの仕事をしていたというのを記録していきます。
　これは、今後の仕事のプランニングの際に「何にどれだけ時間がかかったか」を把握する際に役に立ちます。
　また使途不明時間を少なくするためでもあります。
　基本的に一つのタスクが終了する都度書き留めます。

　さて、Googleカレンダーですがスケジュールというより今日一日のプランニングに使います。
　朝、出勤時に「今日のやること」を大まかに決定します。
　過去のモチベーションシートの行動記録を参考にし、どのタスクがどれくらいの時間で終了するかを決めます。
　細かく決めてしまわないのがコツです。
　例えば、「午後１時〜午後３時：雑務」でもかまわないと思います。
　Googleカレンダーの通知機能で自分のケータイに開始時刻の10分前にメールが行くように設定すると次のタスクの時間が迫っていることが把握できるので便利です。

　こうしてGoogleカレンダーはその日のプランニング、手帳のモチベーションシートに行動を記録することによって「Plan Do See Checkサイクル」がうまく回転します。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月28日 18:38 | パーマリンク | トラックバック (0)

Google Browser Sync

　今日はデジタルもの。

　つい最近知りましたが、FireFoxの拡張機能でGoogle Browser Syncというすばらしいのがあります。

　Google Browser Sync
　http://www.google.com/tools/firefox/browsersync/

　この拡張機能をインストールすると以下の項目を同期してくれます。

・Cookie
・ブラウザに覚えさせているパスワード
・ブックマーク
・履歴
・開いているタブやウィンドウ

　会社でも家でもWindowsでもMacでも同じ環境でFireFoxが使えます。

　早速試してみましたが、言うことなしの超便利です。
　会社と家の同期だけではなく、マシンを買い換えた時とかOSを再インストールしたときにも重宝しそうです。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月29日 21:59 | パーマリンク | トラックバック (0)

Google Readerがバージョンアップ

　今日はデジタルもの。

　RSS配信されているブログ等は、RSSリーダーと呼ばれるツールを使うと非常に楽です。
　つい先日Google Readerがバージョンアップされたので早速使ってみました。

　Google Reader
　http://www.google.com/reader/

　前バージョンでは画面構成が非常にわかりにくくて利用しようと思わなかったのですが、今回のバージョンでは一般的なRSSリーダーに近くなりかなり使いやすくなった印象を受けます。

　ショートカットキーも豊富にあるので、Feedを読むときもストレスを感じません。

　また、他の人との共有やGmailとの連携などもできるようなのでRSSリーダーをGoogle Reader一本化しようと思っています。

　Gmailとの連携を工夫すればいろいろ面白いことができそうです。

投稿者: subnote 日時: 2006年9月30日 17:52 | パーマリンク | トラックバック (0)

手帳2.0

手帳とライフハックとGTD等を・・・。

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GTDとGoogle Notebook その１

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GTDとGoogle Notebook その２

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Gmail Tips その1

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Google カレンダーをリマインダーとして使う

2006年9月20日

FireFoxでGoogle Bookmarksを使う拡張機能 その２

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Gmailでアナログ的なものを管理する

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Podcastで疲れを癒そう

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