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2006年10月 アーカイブ

2006年10月 1日

自分にあった手帳の使い方を模索中


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　今日は総合的なもの。

　GoogleのオンラインツールやらモチベーションシートやらGTDやらで、自分の中で統一感がなくなってきているので今日は総合的に考えてみます。

　まず、デジタルものとアナログものは住分ける必要があると考えました。
　大きく分けてデジタルはGoogleのツール、アナログは手帳（モチベーションシート）を使うこと。
　デジタルはまとめ上げるツールとして使い、アナログは計画的なものやサッと書けることに対して使うこと。また、GTDのツールはGoogle Notebooksを使うこと。

　以上のルールに則り以下の様に使い分けることにしました。

　朝出勤時、一日のざっとした仕事の流れを考え、タスクを見積もりGoogleカレンダーに登録する。その際Googleカレンダーのリマインダ機能で次のタスクの10分前にケータイにメールを送る。

　タスクが一つ終了するとモチベーションシートに簡単な行動記録を書き込む。

　タスク進行中に他の仕事を思いついたり、ふとひらめいたりしたことは手帳の「頭のなかにあったもの」のセクションに記入。

　隙間時間に手帳の「頭の中にあったもの」セクションに書き込まれたものをGoogle Notebooksの「頭のなかにあったもの」に転記。

　一日の仕事終了時、Google Notebooks「頭のなかにあったもの」をGTDの要領で各カテゴリに移し替える。

　こういうルーチンワークで日々の仕事をこなして行こうと考えておりますますが、もうちょっとシンプルにする必要があるかなとも思っております。
　とりあえず、今週一週間試してみてブログで結果報告したいと思ってます。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月 1日 22:27 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月 2日

GTDのすぐやれるものリスト



ストレスフリーの仕事術—仕事と人生をコントロールする52の法則

ストレスフリーの仕事術—仕事と人生をコントロールする52の法則

デビッド アレン, David Allen, 田口 元

　今日はアナログもの。

　今日はGTDの「すぐやれるものリスト」についての考察。

　GTDにおいて「頭の中にあったもの」から2分以内でできることを「すぐやれるものリスト」に転記していますが、私の場合、この「すぐやれるものリスト」を作ったのはいいのですがなかなか消化されない（実行されない）という状態になっています。

　2分以内にできるはずなので黙々とすぐやればいいのですが、いざ実行してみようとすると「あれを調べなくちゃいけない」とか「後回しにしよう」とか邪魔な雑念がどうしても入って来てしまいます。

　さて、これを解消すべく「ストレスフリーの仕事術」再度読み直してみました。

　読み返して気づいたのは、私には「次の行動」というのが抜けていたことがわかりました。
　「その仕事をするに対して次の行動は何か？」という事まで考えていなかったわけです。
　なおかつ「次の行動をできるだけ具体的に書く」というのも重要です。
　「頭のなかにあったもの」から「すぐやれるもの」に転記する際に「次の行動」を常に考え同時に記入することが抜けていたわけですね。

　例えば、「机の近くにゴミ箱設置」というリストがあったとして、
　→100円ショップに行く
　→ゴミ箱購入
　と「具体的な行動」を同時に考えれば行動に移しやすくなるということです。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月 2日 14:25 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月 3日

時間管理について思う


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　今日はアナログもの。

　最近時間管理について興味を持ち色々な本を読んでいますが、我々はなぜ時間を管理しようと思うのでしょうか？
　「残業をしないで早く家に帰りたい」「時間を有効に使っていい仕事をしたい」「家族と一緒にいる時間を増やしたい」等、様々なことが考えられます。
　そもそも、時間とはなんなでしょうか？

　時間とは「有限であり」、「どんな人にも平等に1日24時間であり」、「過ぎ去った時間は取り戻せないものである」と様々な定義がありますが、ある本には「命とはその人が使える時間のことである」と書かれていました。この言葉を見て私は激しく共感したのを覚えています。

　「自分の命」を「自分が使える時間」と定義するならば、「残りの命」は「寿命までの時間」と言い換えることができます。
　我々が時間を管理しようと思うことは、残りの人生を有意義に使いたいという欲求に他なりません。 　時間を管理せず過ごすということは、自分の寿命までの時間を有意義に使わないということになります。

　よく「時間泥棒」と呼ばれるものに「急にかかってくる電話」、「突然の来客」などがあります。それらはまさしく「私の命を削りとるという事」と同じ意味なのかもしれません。

　私たちは自分の時間を自分以外のために使うことがあります。
　家族と一緒に過ごすとかボランティア活動をするとか、自分のためというより自分以外の人に時間を使います。これは自分の命を削るのと同意なのかもしれません。それは愛情という言葉で表現できるものだと私は思います。

　計画を立て時間を有意義に使うということは命を大切にするのと同じ意味なのだと感じました。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月 3日 21:44 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月 4日

ブログを書くこと


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　今日はアナログもの。

　このブログはあくまで趣味の範囲でやっています。
　多少アフィリエイトでお小遣い稼ぎの面はありますが、基本的には金銭は絡まない方針で運営しています。

　なぜ、私はブログを書くのか？

　ブログを書き始めた当初は「おもしろそうだから」という好奇心で書いてましたが、一ヶ月、二ヶ月が過ぎると正直ネタもなくなります。

　二ヶ月くらい過ぎたあたりから「ブログを書かないと気持ち悪い」という状態になりました。これは自分の中に「ブログを書く」という習慣ができたんだと思います。

　また、ブログを書くことによって「自分が何を考えているのか」「自分の頭の中で整理したいことは何か」ということが解ってきました。

　実際に日記をつけたことはないですが、日記を書くことが習慣になっている人と同じように「自分のためにブログを書いている」んだとブログを書いてて思いました。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月 4日 21:47 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月 5日

マンネリ


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　今日はアナログもの。

　仕事にはマンネリがつきものです。
　なぜマンネリ化するのか？

　私たちは仕事をするときにその仕事の終了形であるゴールをイメージします。
　まず同じ課題の仕事が与えられたとして、新人とベテランではどのような経緯でゴールへ到達するか考えてみましょう。

　新人はゴールとする状態を見据える力は弱く、仕事の最終形はぼんやりとしか見えていません、しかし仕事を進める上でミスや驚きや発見があり、仕事にメリハリをつけることができます。

　それに比べてベテランと呼ばれる人の場合、経験があるので仕事の最終形がはっきり見え、ゴールへと最短距離で行くことができます。しかも、ミスや驚きや発見は少なくメリハリはない状態にあります。

　したがって、マンネリと呼ばれる状態はある程度仕事に慣れたベテラン社員に訪れると言っていいでしょう。

　では、マンネリを避けるにはどうすればよいか。
　新人とベテランでの比較でもわかるとおり、メリハリがポイントになりそうです。

　例えば毎日のルーティンワークの仕事があったとして、「昨日より10分短い時間で終わらせるぞ」とか目標を高く持つ等の方法が考えられます。
　また、仕事の手順を変えて新鮮な気持ちで仕事をする方法もあります。

　当たり前のようですがマンネリ化を避けるには、仕事を変化させる必要がありそうです。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月 5日 18:39 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月 6日

iPodとGoogleカレンダーを連携させる方法


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　今日はデジタルもの。

　Macを使っている人しかできない方法ですがiPodとGoogleカレンダーを連携させる方法です。

・Google Calendarのメニューから、「設定」→「カレンダー」を選ぶ。
・マイカレンダーのカレンダー名を押す。
・個人用URL項目のICALアイコンを押す。
・URLが表示されるのでコピーする。
・iCalを起動し、メニューから「カレンダー」→「照会」を選ぶ。
・先ほどコピーしたURLを貼り付けて、「照会」ボタンを押す。
・iCalにGoogleカレンダーが追加される。
・iTunesでiPodと同期をする。

　以上でiPodでGoogleカレンダーに入力したスケジュールを見ることができます。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月 6日 21:52 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月 7日

計画の細分化


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　今日はアナログもの。

　私たちは仕事をする際に計画を立てますが、計画は細分化すると効果があるようです。
　例えば、「10月度の請求書を作成する」というタスクがあって、その仕事にかかる時間は1時間かかるとします。それを以下の様に細分化します。

　□A社宛の10月度の請求書作成→15分
　□B社宛の10月度の請求書作成→10分
　□C社宛の10月度の請求書作成→15分
　□D社宛の10月度の請求書作成→20分

　細分化することの利点ですが以下のようなことが考えられます。

・仕事の漏れが少なくなる
・途中で中断があってもどこまでやったかが把握できる。
・所要時間が細かく把握できる。
・小さな達成感がたくさん得られる。
・仕事の流れが把握できる。

　また、細かく計画を立てることでその仕事の10％は終わっていると考えることもできます。上記の「10月度の請求書を作成」の計画を立てる際に、請求書を出さなければならないのはA社・B社・C社・D社であると把握できているのでそれ以上請求書を出す会社名を調べなくても良いということが言えます。

　計画を立てることが面倒くさいということもありますが、日々の仕事の中で我々は無意識に計画を立て仕事をしています。紙等に計画を書いて「あとは実行するのみ」としたほうが頭の負担が軽くなり、仕事に集中できると言えるでしょう。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月 7日 18:57 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月 8日

iPodとGoogleカレンダーを連携させる方法 for Windows


ipod_nano09072005144257.jpg

　今日はデジタルもの。

　先日Macを使ってiPodとGoogleカレンダーを連携させる方法を書きましたが、今日はWindowsでiPodとGoogleカレンダーを連携させる方法です。

　まず、GetCalsというソフトを入手します。
　http://johnny.matthews.googlepages.com/getcals
　zipファイルを解凍すると「getCals.ini」というファイルがあるので、以下のように書き換えます。

　location|G:\Calendars\
　上記のGのところをiPodのドライブに変更

　calendar|personal|http://domain.com/path/to/cal/1
　上記のhttp以下をGoogleカレンダーの「設定」→「カレンダー」→「個人用カレンダー」→「ICALボタンをクリックしたら出てくるURL」に設定します。

　あとはgetcalsを実行させればiPodにGoogleカレンダーで入力した予定が同期されます。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月 8日 21:47 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月 9日

オリジナルのリフィルを作ってみました


subnote_page.gif

　今日はアナログもの。

　オリジナルのリフィルを作ってみました。
　PDFファイルで6穴のバイブルサイズです。
　ダウンロードはこちらから。
　http://www.kitami.tv/subnote/subnote.pdf

　岡崎太郎氏が提唱する「モチベーションシート」の考え方をメインに私が使いやすいように作成しました。

　以下の要素で1日で2ページ使います。
・タスク管理
・頭の中にあったもの
・またまた強く心に想ったこと
・今日よかった出来事
・行動記録

　私の当面の目標は「時間管理をきちっとすること」なので、行動記録にまるまる一ページ使いました。
　Mainには自分が当初予定していた仕事を書き、Subには予定していない割りこまれた仕事を書きます（電話対応、突然の来客等）。

　このリフィルとGoogleカレンダーとGoogle Notebooksの三つを連携させて仕事の効率化を図ります。
　詳しい説明は明日からこのブログで説明します。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月 9日 16:50 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月10日

タスク管理の使い方


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　今日はアナログもの。

　さて、今日は昨日公開したオリジナルリフィルの使い方の説明です。
　まずはタスク管理から。

　タスクはGTDの考えに則って決めていきます。
　私はGoogle NotebooksでGTDの各項目を管理しています。
　「頭の中にあったもの」をGoogle Notebooksに入力し、「すぐできるもの」「プロジェクト」「資料」 「そのうちやること」などに項目を振り分けます。

　その中で、今日やるべき仕事を決めます。それをこのリフィルのタスクのところに書き出します。
　書き出したときに「次の行動」を考えます。

　なぜ「次の行動」を考えるのか？

　私の場合、タスクを書き出しても「なかなか仕事に取りかかれない」という欠点があります。

　例えば「請求書を発行」というタスクがあったとして、それだけでは仕事に取り掛かるキッカケが弱いのです。
　そこで「次の行動」として、「A社の合計金額を確認する」と記入します。すると実行に移しやすくなります。

　また、左側にある四角に終了したタスクにはチェックマークを入れ、先送りにした仕事には「→」マークを書き入れ、先送りにする日付を記入しておきます。

　普通のTODOリストとほとんど変わりませんが、「次の行動」を同時に書き入れるのがこのリフィルの利点です。

　オリジナルリフィルのダウンロードはこちらから。
　http://www.kitami.tv/subnote/subnote.pdf

投稿者: subnote 日時: 2006年10月10日 18:40 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月11日

頭の中にあったもの


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　今日はアナログもの。

　今日も先日公開したオリジナルリフィルの使い方の説明です。
　今日は「頭のなかにあったもの」の解説。

　GTDで仕事を進める中で重要なのが「あたまの中にあるもの」をすべて書き出すことです。
　仕事のことでもプライベートのことでもなんでも書き出します。これでもかというくらいに書き出します。
　頭の中にあるものをすべて書き出してしまえば、あとは仕事に集中するだけですし、脳の負担も軽くなります。

　私の場合は、紙にも書き出しますし、パソコンにも書き出します。

　このリフィルの場合申し訳なさそうに小さな枠が8個あるだけなので充分ではないですが、一日最低でも8個は書き出すという意味で設けました。
　本来であれば1,2時間の時間を確保して100個、200個と書き出すのが望ましいですが、時間がなくても最低8個は書き出すという習慣をつけるためにもこの枠を利用します。

　書き出した「頭の中にあったもの」はカテゴリー分けしたGoogle Notebooksにまとめておきます。そして一週間に一回の割合で週次レビューをし、Google Notebooks上のGTDを更新します。

　このリフィルを用いて「頭の中にあったもの」を書き出す習慣をつけましょう。

　オリジナルリフィルのダウンロードはこちらから。
　http://www.kitami.tv/subnote/subnote.pdf

投稿者: subnote 日時: 2006年10月11日 17:35 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月12日

またまた強く心に想ったこと


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　今日はアナログもの。

　今日も先日公開したオリジナルリフィルの解説です。
　「またまた強く心に想ったこと」ってなんか抽象的ですが、「将来こんなことやりたいなー」とか「最近あれやってないなー」という願望みたいなことです。

　「頭の中にあったもの」はどちらかというと「○○しなければならない」的なものですが、「またまた強く心に想ったこと」というのは「○○したい」的なものです。

　例えば「中国に旅行に行きたい」ということを思ったならば「またまた強く心に想ったこと」 のほうに記入します。

　なぜ、「またまた強く心に想ったこと」を記入するかというと、自分が進むべき方向が見えてくるからです。「○○しなければならない」という項目は現在自分が置かれている立場で考えた結果ですが、「○○したい」というのは未来の自分を見ていることだからです。

　毎日「またまた強く心に想ったこと」を書いていくと、予想外の自分が発見できます。現在自分はこういう環境にいるが、将来はこういうふうになりたいという方向性が見えてきます。

　そして、今までに書いた「またまた強く心に想ったこと」を読み返すことにより、情報のアンテナが立ちます。先ほど書いた「中国に行きたい」というフレーズが何回も出てくると中国に関する情報のアンテナが立ちます。よりいっそう中国に関する情報が入ってきやすくなります。

　この「またまた強く心に想ったこと」を毎日記入していくというのは「モチベーションシート」提唱者の岡崎太郎氏の本で詳しく解説されていますので、是非皆さんも読んでみてください。

「3日坊主」でも使いこなせる手帳術 計画ナシ!で夢が実現するシンプルな方法
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投稿者: subnote 日時: 2006年10月12日 17:53 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月13日

今日のよかった出来事


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　今日はアナログもの。

　今日も先日公開したオリジナルリフィルの解説です。

　「今日よかった出来事」は今日起こったよかった出来事を書きます。

　なんのために書くかというと、気持ちが落ち込んだときに読み返すことによってモチベーションを回復させるのに役に立ちます。

　「なんかやる気が出ない」「モチベーションが上がらない」という時に読み返すと効果抜群です。
　書くことは何でもよいのです。
　「今日の天気は晴れだった」、これも「今日よかった出来事」です。「体重が1kg減った」、これも「よかっ出来事」です。
　自分の身に起こった出来事でなくてもかまいません。例えば「友人の息子さんが高校に合格した」、これもよかった出来事です。

　どんな小さなことでもかまいません。小さなことに「良かった」と思えるようになると世の中が良かったことだらけになり、自分の感性にも磨きがかかります。

　この「今日のよかった出来事」を毎日記入していくというのも「モチベーションシート」提唱者の岡崎太郎氏の本で詳しく解説されていますので、是非皆さんも読んでみてください。

　オリジナルリフィルのダウンロードはこちらから。
　http://www.kitami.tv/subnote/subnote.pdf

「3日坊主」でも使いこなせる手帳術 計画ナシ!で夢が実現するシンプルな方法
「3日坊主」でも使いこなせる手帳術 計画ナシ!で夢が実現するシンプルな方法


投稿者: subnote 日時: 2006年10月13日 19:25 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月14日

行動記録


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　今日はアナログもの。

　今日も先日公開したオリジナルリフィルの解説です。

　「行動記録」は今日の行動を記録します。

　時間を有効的に使うには無駄な時間を少なくする必要があります。
　特に仕事に関しては、自分が予定していた時間以外に使ってしまった時間を把握しておく必要があります。
　この表の「Main」の方には予定していた仕事を記入し、「 Sub」の方には予定外の仕事を記入します。

　計画を立てて自分が予定している時間はコントロールしやすいのですが、予定外の仕事や頼まれ事、急な来客等は時間を無駄に消費してしまいます。
　この予定外の時間を把握することにより、もっと時間を有効的に使うということになります。

　例えば、一週間でどれくらい会社の同僚からの頼まれ事に使っているかは、行動記録を読み返すことにより把握できるようになります。一週間に「合計３時間」同僚のために使っているとなると、細切れの３時間で対応するより、何日かに一回１時間、まとまった時間を取ったほうが時間を有効に使えるわけです。

　また、行動記録を取ることは自分の将来やりたいことに対してどれくらい時間を割いているかもわかるようになります。
　現状で「○○しなけばならない」仕事より、将来「○○したい」仕事に時間を割いたほうが仕事も楽しくなります。「○○しなけばならない」仕事を効率的に短時間で終了してしまえば、「○○したい」仕事のほうに時間を有効に使うことができます。

　自分の行動記録を管理して、将来○○したい仕事を増やすようにしましょう。

　オリジナルリフィルのダウンロードはこちらから。
　http://www.kitami.tv/subnote/subnote.pdf

投稿者: subnote 日時: 2006年10月14日 18:39 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月15日

グルーピングリスト


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　今日はアナログもの。

　先日オリジナルのリフィルを公開しましたが、今日はいよいよ最後のグルーピングリストです。

　「またまた強く心に想ったこと」を毎日リフィルに三つ程度書くという習慣ができましたら、今度はそれをまとめる作業に入ります。
　一週間に一度でも二週間に一度でもかまわないのですが、「またまた強く心に想ったこと」を各ジャンルに分けて書き出します。

　書き出すジャンルは８つで以下のようになります。
・知性
・体験
・仕事
・モノ
・健康
・お金
・人間関係
・愛

　毎日書いている「またまた強く心に想ったこと」がどのジャンルになるかよく考えて転記していきます。

　例えば「イライラしないようにする」であれば「健康」に当てはまりますし、「整理整頓は気持ちがよい」というのであれば「体験」に入ります。
　そんなに深く考えなくても、このジャンルかな？という程度でもかまいません。

　すべて記入し終わったら全体をじっくり眺めます。

　すると、「またまた強く心に想ったこと」を記入した期間に自分が考えていたことの傾向がわかります。
　例えば「時間管理」に関することを多く記入していたら、自分は「時間管理をどうにかしたい」ということを考えていたということがわかります。
　自分が何に一番興味を持っていたかがわかると、真ん中の「自分」の所に「まとめ」を書き上げます。できれば未来に向けた自分宛に書くという感じが望ましいです。

　この九つのマスのマンダラのグルーピングリストも「モチベーションシート」提唱者の岡崎太郎氏の本で詳しく解説されていますので、是非皆さんも読んでみてください。

　グルーピングリストのダウンロードはこちらから。
　http://www.kitami.tv/subnote/groupng_1.pdf
　http://www.kitami.tv/subnote/groupng_2.pdf


「3日坊主」でも使いこなせる手帳術 計画ナシ!で夢が実現するシンプルな方法
「3日坊主」でも使いこなせる手帳術 計画ナシ!で夢が実現するシンプルな方法


投稿者: subnote 日時: 2006年10月15日 21:47 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月16日

重い腰を上げる方法


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　今日はアナログもの。

　色々仕事があるのになかなか仕事に着手しない時があります。
　時間は刻々と過ぎて行くばかり・・・。

　そのような時は、タスクを質問形式にしてみましょう。
　例えば「請求書を発送する」というタスクがあったとして、これを質問形式にします。

　先頭に「どのようにすれば」という言葉を付けて、最後に「できるだろうか？」という言葉を付けます。
　先ほどの「請求書を発送する」というタスクであれば「どのようにすれば請求書を発送できるだろうか？」という風にします。

　その質問に対する答えは様々ですが「請求書を作る」「合計金額の確認をする」「宛先の確認をする」など色々な答えが導かれます。それがすなわち「次の行動」となる訳です。

　先日公開したオリジナルリフィルにもタスクの欄に「次の行動」を書く欄があります。
　タスクを記入する際に「次の行動」を一緒に考えますが、その際に「どうすれば○○できるだろうか？」と、頭の中で考えるクセをつけると、仕事がスムーズに行いやすくなります。

　オリジナルリフィルのダウンロードはこちらから。
　http://www.kitami.tv/subnote/subnote.pdf

　

投稿者: subnote 日時: 2006年10月16日 21:21 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月17日

Wordファイルを無料でPDFファイルにする方法


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　今日はデジタルもの。

　先日、Google Docs and Spreadsheetsがベータ版ですが公開されました。
　これはオンライン上で、WordのようなワープロやExcelのような表計算ができるものです。

　このGoogle DocsのほうでPDF出力する機能があります。
　これを上手に利用すればWord形式のファイルをPDFファイルに変換することができます。

　まず下記のURLに行きます。
　http://docs.google.com/

　「upload」を選択し、「参照」でWord形式のファイルを選択します。
　「Upload File」ボタンをを押すと文書が開きます。

　左側の「File」ボタンを押すと、「Save as PDF」という項目があるので選択すると終了です。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月17日 18:55 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月18日

超整理手帳


「超」整理手帳2007(黒)
「超」整理手帳2007(黒)
野口 悠紀雄

　今日はアナログもの。

　早いもので今年もあと二ヵ月半になりました。
　この時期になると文房具屋さんには来年の手帳がズラーっと並びます。

　どんな手帳が売られているか色々と見てると超整理手帳がありました。
　今まで考案者の野口氏の書籍やネット等で超整理手帳の写真は見たことはあったのですが、実際に買った事は無く、使用感はさっぱり解らなかったので、思い切って購入してみました。
　消費税込みで1,680円。高くも無く安くも無くといったところでしょうか。

　さて、実際に実物を手にしてみた感想ですが、やはり大きさが中途半端な感じがします。
　A4サイズを4つ折にした大きさなのですが、もう少し小さいほうが私にはあっているかなと感じました。

　さて、実際にどういう風に使うのか？
　まず、超整理手帳のメインはスケジュール管理にあると思ってますので、早速スケジュールのリフィルを見てみました。
　確かに一覧性は抜群に良いです。
　スケージュールが一発で目に入り、スケジュールの込み具合やタスクのデッドラインも把握しやすいです。

　さて、私の普段の仕事に合うかですが、私は仕事的にそんなに出かけたり、誰かに会ったり、出張したりはしないのでスケジュールが埋まらないという点があり、長期的なスケジュールはいらないということがあります。そういった点では私は超整理手帳向きではないのかなと感じました。

　しかし、A4用紙が収められるという点で色々と使えそうです。先日公開したオリジナルリフィルを加工してA4用紙に印刷できるようにすれば立派な超整理手帳リフィルになりますからこれはチャレンジしてみたいと思っています。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月18日 16:27 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月19日

Google Notebookに右クリックしないでノートをとる方法


google_notebook.gif

　今日はデジタルもの。

　Google NotebookでGTDを管理している私ですが、GTDだけではなくネットでちょっとした記事やメモしておきたいときにも活躍しています。

　さて、Google Notebookにノートをとるときどうしてますか？
　おそらくほとんどの人が右クリックをしてコンテキストメニューを出して「Note this(Google Notebook)」を選ぶという方法だと思うのですが、実はもう一つ方法があります。

　デフォルトではできないようになっていますので、以下の操作をしてみてください。

・ブラウザの右下の「Open Notebook(N)」を右クリックする。
・「Enable 'Note This' button」をチェックする。

　これで準備OKです。

　あとはブラウザ上に表示されている文章などを反転させれば、うっすらとした「＋」マークが出てくるのでそれをクリックすればGoogle notebookにノートできます。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月19日 18:56 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月20日

時間対効果


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　今日はアナログもの。

　物事を調べる時に、Google等の検索サイトで調べるより、隣の人に聞いたほうが早い場合があります。

　隣の人に聞いたらすぐ解決した。なんていうこともしばしば私たちは直面します。

　効率よく仕事を進めるためには、費用に対する効果である「費用対効果」を重要視されますが、時間に対する効果である「時間対効果」も重要に見るべきでしょう。

　新幹線や飛行機等で早く移動するということも、実はお金で時間を買っていることであり、移動に関しては私たちは「時間対効果」を求めますが、いざ自分の毎日の仕事に関すると「時間対効果」の意識は薄くなりがちです。

　「この仕事は一時間で終わらせるぞ！」と決めた場合に、まず「どうやったら仕事が早く終わるだろうか？」「時間対効果の良い仕事法はあるか？」と考えるクセを付けるといつもと違った仕事ができるかもしれません。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月20日 21:51 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月21日

劣後順位


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　今日はアナログもの。

　劣後順位とはなんでしょうか？

　優先順位という言葉はよく聞きます。
　仕事を管理する上でTODOリストを作り、その中で重要度によってAランク、Bランク、CランクをつけてAランクのものから仕事を進めて行くというものが一般的だと思います。

　さて、これの逆で「劣後順位」というものもあります。
　重要ではない順番を決めてしまおうというものです。
　しかし、重要ではない項目を「重要ではないからしない」というだけでは仕事はうまく回りません。
　「重要ではないからしない」ということは、自分のTODOリストからその項目を抹殺することと同意になるからです。

　「するべきこと」なのでTODOリストの中にある訳で、TODOリストからそれを削除するいうことは「ただしない」だけでは理由にならないからです。

　「これこれ、こういう理由だからこれはしない。」という理由が必要です。

　日々の私たちの仕事は「やるべきこと」が増えて行きます。処理できる仕事の数よりも「やるべきこと」の数が多ければ、いつかはオーバーワークになり仕事をこなしきれなくなります。

　毎日のTODOリストを見直し、「劣後順位」を決め、「これはこういう理由だからやらない」と決定し、TODOリストをシンプルにすることが仕事をスムーズに回すために必要になります。

　肥大化したTODOリストに振り回されてストレスを抱えるよりも、「劣後順位」を決め、シンプルなTODOリストにすることを心がけましょう

投稿者: subnote 日時: 2006年10月21日 22:04 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月22日

Google notebookとGTD


google_notebook.gif

　今日はデジタルもの。

　GTDの管理にGoogle Notebookを使っていると以前に書きましたが、Google Notebookに不満がないかといえば嘘になります。

　使いづらい点を挙げると、
・ショートカットキーがない
・動作が遅い

　逆に使いやすい点を挙げると
・印刷できる
・項目を並べ変えれる
・図も入れられる
・Webとの連携がしやすい

　またInternet ExplorerとFireFoxでの動作を比較してみると、若干ですがFirFoxで操作した方が速く動いてくれるようです。

　GTDの肝である週次レビューをする時はGoogle Notebookをフル活用するのですが、やはり動作が遅いのが気になります。
　ドラックアンドドロップで項目を入れ替えたり、項目を移動したりする時はまどろっこしさを感じます。
　最近はGTDに関するツールもたくさんあるので、どのツールが一番いいか色々試していますが、いまのところGoogle Notebookが私には合っているようです。

　ちょっと気になるツールがあるのでご紹介しておきます。
　GTD Style Wiki
　http://blogstyle.seesaa.net/article/20136709.html
　このツールも近日中にレビューしてみたいと思います。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月22日 21:30 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月23日

超整理手帳をGTDに組み込んでみる


「超」整理手帳2007(黒)
「超」整理手帳2007(黒)
野口 悠紀雄

　今日はアナログもの。

　先日のエントリで超整理手帳を購入したと書きましたが、一週間ほど使ってみて思ったことや感想等を書きたいと思います。

　前回のエントリでは「私はスケジュールを組むほど予定がないので、超整理手帳は向いていない」というような内容で書いていました。
　正直、一ヶ月を見渡すほどのスケジュールはないので、ちょっと工夫をしてみました。

　私はGoogle NotebookでGTDを管理しています。そこには様々なタスクがあります。数も多く、どれから手をつけていいかわからない状態になっています。

　Google Notebookに登録したタスクを一日に三つこなすような感じで、超整理手帳に書き写します。 　ちょうど超整理手帳は一日に行が三つ分かれているので、そこを埋めるような感じで書き写して行きます。
　あまり欲張らず、７日先あたりまで埋めて行きます。

　あとはそれを実行するだけです。

　朝、会社に行き、超整理手帳を見て三つのタスクを確認してそれを実行します。

　実にシンプルです。

　やらなければならないタスクは全てGoogle Notebookに書いてありますし、７日先までの予定は超整理手帳に書いてあります。
　あとは今日やるべき三つタスクを実行するだけです。
　脳に負担がかからないのでストレスも感じません。

　もし、上司や同僚から仕事を頼まれたら、それは緊急ではない限り、Google Notebookの「頭の中にあったもの」の所に書いて忘れてしまいます。その仕事はGTDの週次レビューを行った時に復活するので週次レビューをするまでは忘れてしまいます。

　超整理手帳をGTDに組み込む効果として、以下のようなことが考えられます。
  • GTDにおけるリマインダーとしての役目を果たす。
  • タスクを手で書き込むことにより再認識できる。
  • 一覧性があるのでタスクの把握がしやすい。
  • やるべきタスクが書いてあるという安心感。

　このなかで「やるべきタスクが書いてあるという安心感」というのが一番の効果であると思います。あれもやらなきゃならない、これもやらなきゃならないという不安はストレスの元になりやすいので、脳を空っぽにしてタスクに集中できるのは精神衛生上にもよいですし、その分効率も上がります。

　しばらくこの方法で仕事を進めてみて感想をこのブログで書きたいと思います。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月23日 21:46 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月24日

どのタスクから始めればよいか


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　今日はアナログもの。

　普段私たちがタスクを実行する上でどのタスクから実行するか考えたときに、その基準となるものは何かと考えると深く悩みこんでしまうことがあります。
　よく「緊急度と重要度で決めなさい」ということを聞きますが、はたしてそうでしょうか？

　普段私たちが仕事をしている上で「緊急かつ重要な仕事」というのを良く考えてみると、「緊急だから重要だ」と思い込んでいるものが多いのではないでしょうか。

　締め切りがある仕事はデッドラインが把握しやすいのでわかりやすいですが、普段私たちがしている仕事というのは「いつが締め切りなのか」、「重要度はどれくらいなのか」、「緊急度はどれくらいなのか」は客観的に見ると把握がしづらいものです。

　さて、「緊急度」「重要度」というのをあえて出さずに考えてみると、以下のような順番が考えられます。
  • やりたいものから
  • すぐ終わるものから
  • 終了するとスッキリするものから
　まず最初に「やりたいものから」。
　これは仕事の好き嫌いで計れるものです。やりたいものからやるというのは、その仕事が好きなので自然とモチベーションも上がります。また集中力も増すでしょう。仕事の波に乗りたい時は「やりたいものから」やるのもいいでしょう。

　次に「すぐ終わるものから」。
　これは、数分から1時間以内に終わるような仕事のことを指します。「やりたいものから」と重なるところもありますが、「すぐ終わる仕事」というのは終了した時点で達成感が得やすいです。したがって次に待ち構えている仕事に移りやすいという効果があります。これは「あまりやりたくない仕事」の直前にやるといいかもしれません。

　次に「終了するとスッキリするものから」。
　これは本当はやりたくないけどやってしまうと後が楽になる仕事を指します。
　嫌いな食べ物を先に食べてしまうのと同じ効果です。
　嫌なことを終えた時点でモチベーションが最高潮になるので、最後まで仕事を終わらせるときに向いてます。
　
　こういうふうに考えていくと「緊急」や「重要」の他にも基準となるもありそうです。
　現在のモチベーションを考慮して仕事の順番を変えてみるのもいいかもしれません。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月24日 18:08 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月25日

なんのために仕事を管理するか


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　今日はアナログもの。

　このサイトでは手帳やGTDやWebのツールを使って、いかに仕事を管理するかを日々書いていますが、みなさんは仕事を管理することの意味を深く考えてみたことがありますでしょうか。

　たくさんの仕事を効率よく管理して、たくさんの仕事をこなし、たくさんの収入を得るため。

　もちろん、たくさんの収入を得ることは大切ですが、もう少し違った視点に自分を置いてみると、以下のような事が考えられます。

　仕事を管理するということは、自分の時間を管理することになります。時間をうまく管理することができると、自分が本当にやりたかったことができる時間を確保することができます。

　家族と一緒にいる時間を増やす。
　リラックスできる時間を持てる。
　適度な運動をする時間を持てる。
　趣味に没頭する時間を持てる。

　すなわち、仕事に縛られない自由な時間を持つことができるようになります。
　自由な時間というのは、仕事やストレスとは無関係な時間です。こころの負担を軽くする時間を持てるということに他なりません。

　自分の自由な時間を持って、本来の人間らしい生き方を取り戻す事こそが、仕事を管理する最終的な目的と言っても言い過ぎではないとおもいます。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月25日 10:19 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月26日

コツコツやる


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　今日はアナログもの。

　私たちは仕事をするとき、計画を立てスケジュールを組んで仕事を進めていくわけですが、仕事には一気に片付けてしまうものとコツコツと進めて行く仕事があります。
　今日は、「コツコツ仕事」の効果を考えてみましょう。

　コツコツ仕事は時間がかかり、なおかつ少しずつしか進めないので、その仕事が終了するまでには忍耐力が必要になります。
　また、コツコツ仕事は単調な仕事が多いので途中で飽きてしまうということもあり、あまり好まれない仕事だといえるでしょう。

　しかしながら、コツコツ仕事には以下のような利点があります。

  • 少しだが前進することができる
  • 着実にゴールに近づく
  • 途中で方向を修正できる
  • 終了の時期が把握できる
  • パーセンテージで表しやすいので進捗状況を可視化できる
  • ペース配分がわかる
  • 一気にやってしまうと後戻りして修正が大変
  • 途中で人に見せることでフィードバックできる
  • 忍耐強くなる

　「ウサギとカメ」の昔話でも解るとおり、着実に一歩ずつ進めるのが「コツコツ仕事」です。
　パソコンを使っていると、何かと一気にできそうな気はしますが、このようにコツコツ仕事にはコツコツ仕事の利点がたくさんあります。

　私はどちらかというとなんでも一気にやってしまいたいタイプなので、仕事を始めるときに一気にやる方法を考えてしまうのですが、結局、一気にやる方法が思いつかず時間を浪費してしまうことが多いです。
　そういう時はとりあえず仕事に着手してコツコツ進めていくのが、逆に仕事を早く終わらせることに繋がるということに最近気が付きました。

　あれこれ考えている暇があったら、とりあえず仕事に着手するのが結局は早く仕事を終わらせるコツだと言えるでしょう。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月26日 10:19 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月27日

ダンボールをIn Boxにする


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　今日はアナログもの。

　以前、「ダンボール利用法」というエントリで「ダンボールに一気に机のものを入れて引越しをしました」と書きましたが、これがなかなかうまくいっているので、これの効果について考えてみたいと思います。

　 　手順は以下のとおりです。
  • 適度の大きさのダンボールを2～4個用意する
  • 机のなかにある様々なもの（書類や文房具等）を全部ダンボールに入れてしまう
  • 机の中がスッキリする
  • 通常の仕事をし、必要になったもの（書類や文房具等）だけを取り出し、机の中にキチンとしまう
  • 必要になるまではダンボールの中の物を出さない
　この方法を試して解ったことは、机の中にあったものの80%はいらないものだったということです。
　私がいかにいらないものを机の中にしまい込んでいたかということがわかります。

　机の中が汚いときのマイナスの効果を考えてみましょう。
  • いつか片付けなければならないというプレッシャー
  • 見つけたいものがなかなか見つからない
  • 空いているスペースが少ないので、ものをしまいにくい
  • 元々汚いので後から入れるものも乱雑にしまい込む
　これに対して、机の中のものをダンボールに入れてしまう事のメリットを考えてみましょう。
  • とりあえず全部入れてしまうので短時間で終わる
  • 乱雑なものが目に入らないので精神的なストレスがなくなる
  • 使うものだけを少しずつ机に戻すので、時間をかけて整理できる
　一番の効果は「目に入らない」ということでしょう。見えないというだけでストレスは発生し難くなります。

　この机の中のものをダンボールの中に入れてしまうというのは、ちょうどGTDのIn Boxにあたる部分であると私は思います。全てを吐き出してしまい、その後分類するというのはGTDに通じるものがあります。

　今年の大晦日の大掃除は大量にダンボールを用意しておこうと思ってます。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月27日 13:24 | | トラックバック (1)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月28日

先送りした仕事について考える


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　今日はアナログもの。

　私はGTDをツールにして仕事を管理しています。
　GTDの考え方として「すぐできること（２分以内で終わる仕事）」は、すぐやってしまうという考え方があります。

　すぐできることはすぐやってしまったほうが脳がスッキリするという訳です。

　ところが私の「すぐできること」リストには、いつまでも居続ける項目が4～6個常時あります。
　すぐできることなので、すぐやればいいのですがなかなか手を付けれません。
　つまり、すぐできるのに「先送り」にしてしまっているのです。

　さて、この「先送り」にしてしまっている仕事を、どうしたらやっつけてしまえるか考えてみましょう。

　私が「先送り」にしてしまっている仕事のリストを見てみると、以下のような傾向があります。
  • いつでもできる仕事
  • 心理的に手を付けたくない仕事
  • ちょっと手順を踏まなければならない仕事
　まず、「いつでもできる仕事」ですが、これは仕事に対して自分が甘えちゃっている仕事です。「いつでもできるので今はやらない」という甘えが、実行することへのブレーキをかけています。
　対処法は簡単で、スケジュールにこの仕事を書いてしまうとことです。そうすれば実行に移しやすくなります。

　次に「心理的に手を付けたくない仕事」ですが、これは「すぐ終わるけどなんかイヤだ」という仕事です。
　すぐ終わるので手を付ければいいのですが、なかなか実行に移せません。
　こういった仕事をするには「自己報酬」を利用するとうまくいきます。
　例えば「この仕事が終わったらタバコを一服できる」とか「この仕事を終えたらお菓子を食べてよい」など、自分に報酬を与えます。
　終わったときの達成感と報酬とで「やってよかった」となるわけです。

　最後に「ちょっと手順を踏まなければならない仕事」ですが、これは「すぐできるんだけどちょっと手順が必要」というものです。
　頭の中で「あれをこうして、これをこうして」と考えるより、手順をあえて手で書くということが重要になります。
　「手順を書く時間があればやってしまったほうが早い」という考えもありますが、今まで先送りにしていた仕事ですので、あえて手順を書いたほうが実行に移しやすくなります。
　できるだけ細かく手順を書いてしまえば、脳の負担も軽くなり、あとはそれを実行するだけです。

　以上、先送りした仕事について対処法を考えてみましたが、とにかく実行するまでに自分をどう持っていくかがポイントになります。
　仕事の内容によって工夫をすることで実行に移しやすくなります。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月28日 18:46 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月29日

mixiを使ってみる


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　今日はデジタルもの。

　最近mixiというソーシャルネットワークシステムという新しい概念のサービスが人気です。
　友達から招待されないと参加できないシステムになっていて、mixiに参加している人は必ず誰かに繋がっていることになります。
　昔の「笑っていいとも！」でタモリが「友達の友達は皆友達だ！」と言っていたやつのネット版という訳です。

　さて、友達作りに大変役に立つこのシステムですが、これをビジネスでも活用しようという動きがあるようです。

　現実社会でも人を介して仕事が舞い込んでくるなんてことは日常茶飯事でありますから、ネットの社会でも当然なわけです。

　現実社会では「その人がどういう会社に勤めているか」が前面に出てくる場合が多いと思いますが、ネットの世界では「その人は何ができるか」というのが前面に出てくる傾向が強いと思います。

　まさにネットの発達によって、組織より個の時代に移りつつあるのだとおもいます。

　さて、これを私に置き換えてみますとどういうことができるのか。

　私はいまのところ皆さんに提供できる情報やモノはそんなにありませんが、色々刺激を受けたり与えたりすることによって何かすばらしいことができるのかも知れません。

　また、ソーシャルネットワークシステムは個をメインにしているため、なにかをやりたいときに集まることができるスーパーチームを組むことも可能なわけです。

　そう考えて行きますと、ソーシャルネットワークシステムというのは様々な可能性を秘めているシステムだと言うことができます。

　少々実験的ではありますが、私のmixiのURLを公開しますので、マイミクシィに追加をしてみてください。
　mixi URL:http://mixi.jp/show_friend.pl?id=7255966
　一応「来る者拒まず」ですが収拾がつかなくなった場合は拒否する場合もありますのでご了承ください。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月29日 18:41 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月30日

PocketMod


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　今日はデジアナもの。

　ちょっと最近使ってみているのが、PocketModというちょっとチープなメモ帳。
　文字で説明するのは難しいのですが、A4用紙にリフィルを印刷して、折ったり切ったりしてオリジナルのミニノートを作ってしまうというものです。

　リフィルは入れ替え自由ですし、様々なフォーマットがあるので、好みのミニノートがあっという間に完成します。
　サイズも胸ポケットに入っちゃうくらい小さいので携帯にも便利です。
　片面にしか印刷しないので裏紙を再利用できるのもいいですね。

　PocketMod.com
　http://www.pocketmod.com/

投稿者: subnote 日時: 2006年10月30日 17:15 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

2006年10月31日

グーグルのすごい考え方―Googleが発見した、ビジネス「10の真実」


グーグルのすごい考え方―Googleが発見した、ビジネス「10の真実」
グーグルのすごい考え方―Googleが発見した、ビジネス「10の真実」
二村 高史

　今日はアナログもの。

　先日、本屋さんで面白そうだなと思って買った本。
　「Google が発見した10の事実」というGoogleの理念について詳しく解説が書いてあります。
　これは、Googleのサイトでも公開されているので、興味を持った方は下記URLで見てください。
　http://www.google.com/intl/ja/corporate/tenthings.html

　この本は、Googleの理念がどのようなサービスで実現されているのかということを深く掘り下げて解説しているので、大変興味深く読めました。

　前述のGoogleの理念は、全て当たり前のことであり、わざわざ「10の事実」と大々的に発表しなくてもいいのではないかと思われがちですが、当たり前のことを着実に積み重ねることが重要であるということがわかります。

　私たちは、一風変わったものに気を取られがちですが、今や巨大になったGoogleでさえ堅実なことを積み重ねることによって大きくなっていったということがわかります。

投稿者: subnote 日時: 2006年10月31日 16:08 | | トラックバック (0)このエントリーを含むはてなブックマーク

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