手帳2.0: 2006年11月アーカイブ

ブックマーク管理法（完成形）

　今日はデジタルもの。

　以前、「お気に入り（ブックマーク）管理法」というエントリで私のブラウザでの管理法をこのブログで書きましたが、最近、やっと定着してきたので、再度説明したいと思います。

　まず、IEでもFireFoxでもWindowsでもMacでも会社でも家でもどこでもブックマークを使いたいので、ブックマークはローカルには保存しない事を決めました。
　他人との共有も考えていないので候補はGoogle Bookmarksにする事にしました。
　IEを使うときはGoogleツールバーを使えば楽チンに使えますし、FireFoxを使うときはGoogle Bookmark Buttonという拡張機能を使えば同様に使えます。

　さて、ブックマークしたURLに早く到達するには、ルールを決めないとなりません。私の場合以下のようにしました。

重要度を5段階にする。
重要度によって名前の先頭に「_」アンダーバーを付ける。
アイウエオ順にする。

　このルールを用いると重要度が高いURLほど上に表示されるので、目的のURLにたどりつきやすくなります。また同じ重要度の場合「アイウエオ」順で並んでいるので迷わないで選択することができます。

　多分、文字だけではわかりにくいので、画像を載せておきます。

・Google Bookmark Button URL
https://addons.mozilla.org/firefox/2453

・Google Bookmarks URL
http://www.google.com/bookmarks/

投稿者: subnote 日時: 2006年11月 1日 19:05 | パーマリンク | トラックバック (2)

あえてブックマークしない

　今日はデジタルもの。

　昨日のエントリでは、ブックマークの管理法について書きましたが、今日はブックマークの弊害について考えてみます。

　私たちは様々なサイトを見てまわり、たくさんの情報を手に入れますが、その情報が本当に自分に必要なのは案外気にしていません。

　ブックマークもその一例で、年に数回しか見ないサイトを登録してあったり、そのサイトはすでに閉鎖してしまって見れなくなっている場合もあります。せっかく自分が必要だと思ってブックマークをしたのですが、そのようなブックマークはただのゴミと言っても過言ではないでしょう。

　自分にとって有益な情報を取捨選択するには、ゴミとなるものを排除し、情報がスムーズに流れる仕組みを作らなくてはなりません。
　そのためにはひと月に一回でもいいので、必要のなくなったブックマークを整理する必要があります。一番簡単な方法は削除してしまうことです。

　Google Bookmarksの場合、ブックマークした日付も一緒に記録されます。古い日付のもので月に数回しか見ないサイトは削除してしまったほうがいいでしょう。
　もし、そのサイトの情報がまた必要になった場合は、検索すればよいのですから思い切って削除してしまいましょう。

　情報はただ集めるのではなく、常に必要なものと必要でないものを判断し、必要でないものはシャットアウトしたほうが脳にかかる負担は軽くなり、ストレスにもならないといえるでしょう。

・Google Bookmarks URL
http://www.google.com/bookmarks/

投稿者: subnote 日時: 2006年11月 2日 18:29 | パーマリンク | トラックバック (0)

タッパーに移して冷凍しておく

　今日はアナログもの。

　様々な仕事術の本を読んでみてますが、どうやら統一の見解があるようです。
　それは、自分の頭を信用しないということです。

　特に記憶に関しては、頭、つまり脳をあてにするより、紙等の外部記憶装置に保存するほうが安全であるし安心だということです。

　では頭を何のために使うか。
　考えること、判断すること、想像することに使うべきであると私は考えます。

　つまり、頭は詰め込む場所ではなく、流れてくる情報を瞬時に判断する場所であるということです。

　水の入った鍋を頭に例えると、水は情報です。
　頭、つまり脳がフル活動している時は、鍋に火がついている状態です。
　水はお湯になって蒸発してしまいます。
　脳が仕事をすればするほど情報は蒸発してしまいます。

　紙等に記録しておくことは、火のかかってない鍋に移し替えることです。
　タッパーに移して冷凍しておくのもいいでしょう。
　必要な時に鍋に移して使えばいいのです。

　また、自分の鍋の大きさは限界があります。
　めいっぱい入れようとしても、それ以上ははいりません。
　適度に他の鍋に移し替える必要があります。

　鍋の中の水が少なければ短時間で沸騰させることができます。
　脳の中にある情報は少なければ少ないほどストレスを感じなくなります。

　脳は働き者なので、情報を溜め込んでおくと情報に対して何らかのアクションを起こします。
　ストレスを少なくするには、情報を常に紙等の外部記憶装置に保存して、脳の負担を少なくする必要があります。
　「ちゃんと紙に書いた」ということだけを覚えておけば情報はすぐに取り出せます。

　私たちはストレスに対して外的なものと考えがちですが、実は自分が作り出しているストレスも多いのです。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月 3日 21:32 | パーマリンク | トラックバック (0)

Googleデスクトップは入れない

　今日はデジタルもの。

　最近はローカルのハードディスクを検索する、デスクトップ検索というのが流行っていますが、私は入れていません。
　正確に言うと、入れてはいたのですが数回しか使わなかったため「自分には必要ない」と判断したためアンインストールしました。

　Googleデスクトップ検索はWordやExcel、PDFファイルの中身の単語で検索できるようですが、私には必要ありませんでした。
　必要なファイルはカテゴリー分けして管理しているため、探すのに時間がかからないというのがそもそもの理由です。

　パソコンが技術の進化に伴って便利になるのはいいことですが、きちんと管理をして時間を有効に使う事は当たり前のことであり、技術が進化したからといって管理をすることを怠けていては時間も管理はできません。

　新しい技術はその技術をどう使うかによって新しい道が開けます。新しい技術に対して、今のところ出番がないと判断したのであれば、あえて使わないということも選択肢になりうるのです。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月 4日 21:55 | パーマリンク | トラックバック (0)

効率よく仕事をしてどうするか

　今日はアナログもの。

　私たちは仕事を効率化し、たくさんの仕事をしようとします。
　しかし、仕事には適量というものがあります。
　私は個人的には8時間労働で充分ではないかと思います。日本人は働き過ぎだとよく言われますが、その通りだと思います。

　このブログでは、手帳や新しいWebツールを使って、仕事のやり方について色々書いていますが、最終的な目的は何かというと「仕事でストレスを抱えない」のが最終的な目標です。

　仕事を効率的にこなせるようになると、たくさんの仕事ができるようになります。
　しかし、たくさんの仕事をするのが目的ではありません。
　今までの「適量より超えた労働時間」を他の事に使う事が、このブログの目的だと言えます。

　効率的に仕事をができるようになると、今まで8時間かかっていた仕事が半分の4時間でできるようになるかもしれません。
　残りの4時間をまた仕事に費やす事も可能でしょう。
　しかし、私はその4時間を仕事に使おうとは思っていません。
　もっと大切な事があるからです。

　インスタント食品があります。
　お湯を入れて、たった３分で食べる事ができます。
　私たちが口にする食事の究極の効率化です。
　たまに食べる分にはいいですが、毎回食べる気にはなりません。

　仕事もこれと同じです。

　パソコンが仕事の方法を変えました。
　20年前なら丸一日かかっていた仕事が、表計算ソフトで１秒で終わってしまいます。
　その分私たちは暇になったかというとそうではありません。
　20年前よりもっと忙しくなっているのかもしれません。

　今まで私たちが仕事によってアウトプットしたモノの量は下回らずに、労働時間を少なくして行こうというのが目的です。
　私たちが本来の人間的な生き方を取り戻すために、このブログがお役に立てれば幸いです。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月 5日 21:11 | パーマリンク | トラックバック (0)

紙

　今日はアナログもの。

　私の一日のほとんどは仕事でパソコンの前にいますが、最近やっと気がついた事は、考えをまとめるにはやっぱり紙が一番だということです。

　それまで私は何でもパソコンでやろうと思っていました。
　スケジュール管理から仕事の進捗状況、タスク、備忘録等々。
　しかしどれもしっくりくるものはありませんでした。

　最近少しずつ紙媒体に移行してますが、紙でなければならないとかパソコンでなければならないとはあえて考えず、「紙ではどうだろう？」、「パソコンではどうだろう？」と試行錯誤しながら色々試しています。

　最近、紙の柔軟性に惹かれてきているので、紙を使っての仕事の比率が高まるかもしれません。その時はこのブログで紹介していきたいと思います。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月 6日 22:56 | パーマリンク | トラックバック (0)

GTDの週次レビュー

ストレスフリーの仕事術—仕事と人生をコントロールする52の法則
デビッドアレン, David Allen, 田口元
　今日はアナログもの。

　今日はGTDの週次レビューについて書きたいと思います。

　GTDのすばらしいところは、頭の中にあるものを全部書き出すこと。
　1時間、2時間ぶっ続けで書き出します。
　これを終了するとスッキリします。

　また、書き出したことを整理していくのですが、この過程も非常に楽しいです。
　バラバラだったものがだんだんと整理されていく様子は、脳の中を整理している感じで終了したときには開放感を持てます。

　私は大体一週間に一回の割合でやっていますが、人によっては二週間に一回でもいいですし、三日に一回というものありだと思います。

　「忙しくてそんな暇ないよ！」という方もいらっしゃると思いますが、忙しい人ほど週次レビューの習慣を持ったほうがいいと思います。
　「自分は何をしなくてはならないのか」「どれくらいのしなければならないことがあるのか」が把握できるようになり仕事をスムーズに進めることができます。
　私はやることが山のようにある時こそ週次レビューをやる事にしています。他の社員から遊んでいるように見られても気にしません。週次レビューこそ「緊急」かつ「重要」な仕事に位置づけているからです。

　GTDについて詳しく知りたい方は、「ストレスフリーの仕事術」という本を読んでみる事をおすすめします。きっとみなさんの役に立つはずです。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月 7日 19:30 | パーマリンク | トラックバック (0)

ソーシャルブックマークを活用する

　今日はデジタルもの。

　ソーシャルブックマークというサービスがあります。
　ブラウザのブックマークと違う点は、ブラウザのブックマークは自分個人のためのものですが、ソーシャルブックマークというのはブックマークを他人と共有する点にあります。

　有名なソーシャルブックマークといえば、はてなブックマーク、livedoorクリップ、Del.icio.us等があります。

　利点ですが、他人と共有することによって自分と同じ指向を持った人のブックマークを見ることができ、情報収集の幅が広がる点にあるといえます。
　また、タグ付けによってそのサイトがどのようなサイトなのかが把握できるというのも特徴の一つでしょう。

　私は主に「はてなブックマーク」を利用しています。
　ブログのネタ探しや仕事の調べもの等をするときは、自分の考えと似た傾向があるサイトを探したり、どのような記事が人気があるのかなど大変役に立ちます。

　ソーシャルブックマークを使いこなせば情報収集の幅も広がると言えます。こういったサービスはドンドン活用したいですね。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月 8日 19:51 | パーマリンク | トラックバック (0)

三色クリアファイルとGTD

　今日はアナログもの。

　一ヶ月くらい前にITmedia Biz.IDの記事「アイデアを書き留めるツールを持とう」を読みまして、三色のクリアファイルとGTDはなかなか相性がよいという事を知ってからというもの、100円ショップで購入したクリアファイルを活用しています。

　単純ではありますが、アナログ的に考えるとなかなかのすぐれものだと思います。

　黄色のクリアファイルに入れてある裏紙をさっと取り出し、頭の中にあったものを書いて、赤色のクリアファイルに挟み込みます。
　この時点で書いた事は忘れてしまいます。非常に頭がすっきりした状態になれます。

　あとは、会社から家に帰るちょっと前に、赤色のクリアファイルを見て、私のGTDのメインツールになっているGoogle Notebookの「頭の中にあったもの」の項目に書き写して終了です。

　この三色のクリアファイルは、仕事中は常時机の上に出しておきます。いつでも「頭の中にあったもの」を書き出せるようにしておくためです。

　工夫次第で様々な物がGTDに使えるんだと実感しました。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月 9日 19:10 | パーマリンク | トラックバック (1)

右クリックでGMailにファイルを送信

　今日はデジタルもの。

　ちょっとしたExcelのファイルやWordのファイルを会社でも家でも使いたいときが出てきます。
　そんなときに役に立つツールが「Backup To EMail」というツールです。

　画像を見ていただけるとなんとなく解ると思いますが、ファイルを右クリックしコンテキストメニューを出して「Backup To EMail」を選択するだけです。

　SMTPを設定すればGMail以外でも使えるようです。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月10日 17:41 | パーマリンク | トラックバック (0)

メールチェッカーは入れない

　今日はデジタルもの。

　仕事をする上で、メールは現在の私たちにとって必要不可欠なものとなっていますが、メールが仕事の邪魔をする事があります。

　比較的に緊急ではないことは、メールはとても有効なビジネスツールであると言えるしょう。
　打ち合わせの日時と時間をメールで連絡したり、電話をするまでもないことはメールで済ましてしまうことも可能です。

　しかしながら、メールによって仕事を邪魔される事があります。
　特にメールの到着を教えてくれる「メールチェッカー」をパソコンに入れていると、メールによって仕事の邪魔をされます。

　メールの到着を教えてくれるので大変便利ですが、私たちはメールを見てしまうとつい返事を書きたくなります。
　返事を書くという事は、今やっている仕事を中断してしまうということになります。
　メールをくれた相手は「緊急ではない」からこそメールを送ってきたのです。
　もし、「緊急なこと」であった場合は電話なり他の手段で連絡してくるはずです。
　相手が「緊急ではない」と言っているからこそ「今返事は書くべきではない」と判断するべきでしょう。

　パソコンにメールチェッカーを入れる事によって、自分で自分の時間を奪っていると言っても過言ではありません。

　私たちはパソコンで様々なツールを使いますが、自分にとってプラスとなるかマイナスとなるかよく考えて使う必要があると思います。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月11日 22:16 | パーマリンク | トラックバック (0)

Google検索履歴で自分の今年の流行を知る

　今日はデジタルもの。

　Googleで検索すると、Gmailのアカウントをもっている人であれば、自分が過去に検索したキーワードの履歴が残ってるのをご存知でしたでしょうか？

　Google検索履歴
　http://www.google.com/searchhistory/

　右上のカレンダーで緑色が濃いところは検索をたくさんした日、薄いところは検索をあまりしてない日ということになります。

　左側の真ん中くらいに「統計」というのがあるので、そこをクリックすると、今まで検索したキーワードの傾向や時間帯、月別の回数等がわかります。

　Googleでの私の今年の傾向は、「トップクエリ」を見ると、勤めている会社のHPのSEO対策のためのキーワードがズラズラと並んでいます。今年はSEO対策ばかりしていた年だったということがわかります。また２位に「手帳」というキーワードが出てきてますので、このブログのネタ探しで色々検索していた事もわかります。

　また、一番検索をした月は9月で366回検索していますし、検索している時間帯は22時代が一番多いという結果になりました。

　みなさんの検索履歴はどのような傾向になったでしょうか？

投稿者: subnote 日時: 2006年11月12日 18:44 | パーマリンク | トラックバック (0)

マルチディスプレイを活用する

　今日はデジタルもの。

　数年前より会社で仕事をするとき、パソコンにもう一台のディスプレイを接続してマルチディスプレイ環境で仕事をしています。
　マルチディスプレイの良いところは、仕事をメインと参照用に分けられることです。

　例えば、Wordか何かで書類の作成をしているとき、メインのディスプレイにWordを開いておき、もう一つのディスプレイには資料となるExcelのファイルを開いておきます。
　こうする事でいちいち画面をWordとExcelに変えなくても良いですし、書類作成に集中できます。

　つい最近、IT Mediaの記事でも紹介されていましたので参考にしてみると良いでしょう。

　第1回　マルチディスプレイはこんなに便利！
　http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0610/30/news040.html
　第2回　5つのステップで構築するマルチディスプレイ環境
　http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0610/31/news040.html
　第3回　マルチディスプレイを活用する
　http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0611/01/news038.html

　液晶ディスプレイもだいぶ安くなってきましたし、あとはビデオカードを購入するくらいなので思ったよりも費用的にかかりません。
　一度マルチディスプレイの快適さを経験してしまうと、なかなかやめられなくなります。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月13日 17:08 | パーマリンク | トラックバック (1)

タスクをケータイに送る

　今日はデジタルもの。

　仕事を楽に進める時に習慣を利用するという方法があります。
　習慣というものは体に染み付いていて、なかなかやめようと思ってもやめれるものではありません。
　朝起きたら、まずタバコを一服するというもの習慣の一つです。
　タバコをやめたいと思ってもなかなかやめられないのは、習慣になっているということも要因になっています。

　習慣になってきている行動として、ケータイのメールチェックという行動があります。
　メールが届くと着メロが鳴るように設定をしてありますが、着メロが鳴らなくてもついついケータイを見てしまいます。
　この習慣を仕事に利用しましょう。

　朝、今日するべきタスクを手帳やスケジュール等で確認したら、一つのタスクごとに一通のメールをケータイに送ります。
　その日にやるべきタスクが三つあれば三通のメールをケータイに送ります。
　件名に頭に「★」マーク等をつけて他のメールと区別するようにすると良いでしょう。

　習慣でケータイを見る時に、メールもついでにみる習慣をつけましょう。
　やるべきタスクを終えたらメールを削除するようにしておけば、残りのタスクが一目でわかるので便利です。

　このようにちょっとした工夫で、ケータイ電話がタスクリストになり仕事がスムーズに流れます。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月14日 17:02 | パーマリンク | トラックバック (0)

Googleカレンダーとケータイの連携

　今日はデジタルもの。

　昨日のエントリでは、タスクを自分のケータイ電話に送信して、タスクを見る習慣をつけようというものでしたが、今日はそれの発展型。

　GTDで自分のやるべきタスクを確認したら、向こう一週間くらいの予定をあらかじめ決めておき、それをGoogleカレンダーに登録してしまいます。
　できればタスクを開始する時間も決めておきGoogleカレンダーに登録します。

　Googleカレンダーの設定で「通知」カテゴリーに「モバイルに通知」という項目があるので、そこで自分のケータイ電話の設定をしておきます。
　すると、自分が予定していたタスクの時間になるとケータイ電話にタスクの内容が届きます。
　届いたメールはそのタスクが終了したら削除するようにしておくと、実行されていないタスクだけが残るので予定と比べて進んでいないタスクの数がひと目でわかるので便利です。

　タスクの進捗状況に合わせてGoogleカレンダーを修正していくことを毎日の日課にすれば仕事がスムーズに流れます。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月15日 17:26 | パーマリンク | トラックバック (0)

GoogleカレンダーとGoogleマップの連携

　今日はデジタルもの。

　昨日のエントリでは、Googleカレンダーとケータイ電話の連携の説明をしましたが、今日はGoogleカレンダーとGoogleマップの連携について書きたいと思います。

　Googleカレンダーでは場所設定することができます。これは皆さんもご存知の機能だと思いますが、場所の住所を入力する際に半角の括弧をつけてその中に文字を入力するとその文字が吹き出しの中に表示されるようになります。

　他の人とカレンダーを共有している場合に、場所についてのちょっとしたコメントを表示することができるので補足説明的な使い方をすると便利です。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月16日 18:51 | パーマリンク | トラックバック (0)

WebのGTDツール「Neptune」

　今日はデジタルもの。

　GTDのツールは様々なものがありますが、私がちょっと気に入ったツールをご紹介。

　NeptuneというこのGTDツールは英語ということもあって最初はとっつきにくいのですが、ちょっと操作すると次第にGTDのために作られたツールだということがはっきりわかってきます。

　全機能をつかうには10ドル払わなければならないみたいなので、もう少し使い心地を試してみたいと思います。

　こういったツールが色々でてくると楽しいです。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月17日 19:28 | パーマリンク | トラックバック (0)

散歩のススメ

百歳まで歩く田中尚喜
　今日はアナログもの。

　近頃めっきり寒くなり、なかなか表に出たくなくなってきました。
　しかし、表に出て散歩をすることこそヤル気を増進する秘訣だという事を忘れてはいけません。

　散歩はどちらかというと健康管理的な意味合いでとられることが多いですが、実は脳にも効果があるのです。

　散歩をすると脳内の「セントロニン」の分泌が盛んになります。セントロニンには以下のような効果があると言われています。

精神を安定させ興奮や不快感を鎮める
姿勢を保つ抗重力筋などの筋肉を刺激する

　したがって、人間のヤル気に直接繋がる効果があるのです。
　寒いですが、脳のためにも健康のためにも散歩を習慣にしたいですね。

　

投稿者: subnote 日時: 2006年11月18日 18:32 | パーマリンク | トラックバック (0)

英語のサイトを日本語表示にするFireFox拡張機能「Japanize」

　今日はデジタルもの。

　私はGTDのツールとしてGoogle Notebookを使用していますが、Google Notebookの不利な点として、英語であるということが挙げられます。
　他のGoogleツールと同様にいずれかは日本語化されるとは思いますが、現状では英語です。
　使われている単語はそれほど難しくはないので使用する分には支障はないですが、友人に勧める時などはちょっと躊躇してしまいます。

　そこで便利なのが、Firefoxの「Japanize」という拡張機能です。
　インストールするだけで、様々なサイトが日本化されます。
　Google Notebookも日本語化してくれますし、有名なところでは「YouTube」「flickr.com」「del.icio.us」等が日本語化されます（完全ではないですが・・）

　英語のサイトはちょっと苦手という人は、Japanizeを利用してみるのも一つの手かもしれません。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月19日 14:59 | パーマリンク | トラックバック (0)

私のGTDのやり方。収集編

　今日はデジアナもの。

　今日から数日間にわたって、私が普段どのようにGTDを使って仕事を管理しているかを解説していきます。

　まず、GTDの一番最初の部分の「頭の中の気になること」を全て紙に書き出します。
　どんな些細なことでも書き出します。
　箇条書きでどんどん書き出します。
　「んー、もう頭の中に何もないや！」って思えるくらい書き出します。
　一時間でも、二時間でも、三時間でも、書き出します。

　書き終えたら、これをGoogle Notebookに入力していきますが、Google Notebookは以下のようにしておいて下さい。

フル画面にしておく
New notebookボタンをを押して「頭の中にあったもの」という名前でノートブックを一つ作る

　Addボタンを押して、先ほど紙に書いたたくさんの「頭の中の気になること」をひとつずつ入力していきます。
　このとき一つの項目を入力するたびにAddボタンを押して次々入力していきます。
　また、入力時に文の最後にそのタスクの見積時間を入れておきます。
　さらに、「どのようにしたら～できるだろうか？」と質問形式にしておきます。

　例えば、「A社宛ての請求書を作る」というタスクが頭の中にあったなら以下のようにしてGoogle Notebookに入力します。

　どのようにしたらA社宛ての請求書が作れるだろうか？ 60×2

　このようにして、Google Notebookにどんどん入力していきます。
　全部入力した時の爽快感はかなり気持ちいいです。なぜなら「頭の中にあったもの」は全て忘れていいのです。Google Notebookに全部入力されているんですから。

　GTDについて詳しく知りたい方は ITmediaの下記の記事を参考にしてください。
　・はじめてのGTD

　明日は、今日入力した「頭のなかにあったもの」を整理していく方法を説明します。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月20日 17:13 | パーマリンク | トラックバック (1)

私のGTDのやり方。分類編

　今日はデジアナもの。

　昨日に引き続き、今日も私がどのようにGTDを運用しているかについて書きたいと思います。

　昨日、「頭の中にあったもの」をGoogle Notebookにすべて入力しました。
　今回はそれを分類します。

　上の画像のようにノートブックを追加します。追加する項目は
・報告待ち
・誰かに任せること
・いつかやること
・資料
・2分以内でできること
・プロジェクト

　「頭の中にあったもの」をそれぞれの項目に当てはめていきます。
　最初はどこに入れたらいいのか迷いますが、続けていくうちに次第に慣れてきます。
　下の図のようにドラックアンドドロップで簡単に移動できますので、適切な場所を考えて移動していきます。

　また、Google Notebookには、「Section」を追加できるので同じような項目ごとににまとめておくと後から見たときにすっきりします。
　似たようなことはまとめておきましょう。

　「頭の中にあったもの」が空になるまで続けます。

　さて、すべての分類が終わったでしょうか？
　頭の中にあった「モヤモヤ」が全てGoogle Notebookに整理されました。
　とてもすっきりした気分になると思います。
　「あれをやらなければならない！これをやらなければならない！」なんて思う必要はありません。なぜなら全てがGoogle Notebookに書いてありますから。
　あとは、これらのことを適切にこなしていくだけですからね。

　明日は、Google Notebookに書いたGTDの項目をGoogleカレンダーを使って実行していきます。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月21日 21:43 | パーマリンク | トラックバック (0)

私のGTDのやり方。実践編

　今日はデジアナもの。

　一昨日、昨日と私のGTDのやり方を紹介してきましたが、今日はいよいよ実践編です。

　昨日の分類は終了していますでしょうか？
　まずは、Google Notebookの「2分以内でできるもの」を見てみましょう。
　このタスクはどちらかというと隙間時間を利用してやってしまいたい作業です。
　「打ち合わせの時間まで10分だけある」という時とか、「なんか今日はやる気が起きない」という時に作業をするとうまく仕事が回ります。

　次に「誰かに任せること」。
　これは文字通り、仕事を誰かに任せるものです。
　誰かにお願いしたら、「報告待ち」に移動します。

　「いつかやること」は当面はやらないが近い将来「やりたい」と思っていることです。時々この項目に入っているタスクを眺めて「現実化」させるクセをつけるようにしましょう。

　「資料」は、仕事をするうえで頻繁にるものを入れておきます。

　さて、いよいよ「プロジェクト」です。プロジェクトはタスクの前後関係で一つのタスクでは終了できないようなものを入れていきます。

　日々の仕事のメインはここから抽出することになります。
　プロジェクトのタスクの前後関係を考慮してスケジュールをつくっていきます。
　「頭の中にあったもの」をGoogle Notebookに入力する際に「タスクの見積時間」を一緒に入力しました。１日の労働時間が8時間であれば、8時間に収まるように1日のスケジュールを組み立てていきます。
　1日のスケジュールが決まればこれをGoogleカレンダーに入力していきます。
　タスクの見積時間をうまく組み合わせて3日分くらい作っておくと先の見通しが良くなります。
　Googleカレンダーの設定で、ケータイにタスクの開始時間10分前にメールが届くようにしておくと締め切り効果が期待できます。

　以上で大まかな流れの説明は終了です。
　今日で「私のGTDのやり方」は終了しますが、細かいTips等は随時このブログで紹介していきたいと思います。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月22日 16:27 | パーマリンク | トラックバック (1)

タスクの重要度を見極めるとっておきの方法

　今日はアナログもの。

　昨日まではGTDで私がどのように仕事を管理しているかを書きました。
　GTDの考え方はすばらしく、頭の中のモヤモヤが一気に解消され、生産性が上がるのは間違いありません。

　さて、GTDで仕事を管理していてもなかなかタスクを実行できないときが多々あります。
　やるべき事はGoogle Notebookに全部入力しているので、あとは実行する順番を決めるだけなのですが、どれが重要かつ緊急なタスクなのかを判断するのはある程度慣れが必要になります。

　緊急なタスクというのはある程度わかりやすいタスクです。明日が締め切りだとか、今日そのタスクをしてしまわないと損害がでるとか、比較できるものが身近にあるからです。

　問題は「重要なタスク」です。
　重要なタスクを判断するには客観的な目を持たないと判断しにくいタスクだと言えます。

　「どのタスクも重要に見えてしまう」というのは、私たちがよく遭遇する問題であり、タスクの重要度を見極めるには慣れが必要です。

　さて、重要度を客観的に見る方法なのですが、一つ一つのタスクを以下のように分類してみましょう。

　紙に書き出してもいいですし、Google Notebookで作業してもかまいません。

一ヶ月先以降にやってもいいタスク
二週間以降にやってもいいタスク
二日後以降にやってもいいタスク
明日以降にやってもいいタスク

　タスクをそれぞれ順番にに当てはめていきます。
　「一ヶ月先以降」でも「二週間以降」でも「二日後以降」でも「明日以降」でもないタスク。
　どれにも当てはまらないタスクが「今日するべき仕事」になります。
　重要度は最重要のタスクということになります。

　このように分類することにより、スケジュールが立てやすくなりますので是非活用してみて下さい。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月23日 19:02 | パーマリンク | トラックバック (0)

タスクの細分化のコツ

　今日はデジタルもの。

　GTDでタスクの管理をするようになって、タスクの回転が以前よりよくなりましたが、それでもいつまでも居座り続けるタスクがあります。
　あまり重要でないタスクであれば、そのまま居座り続けてもいいのですが、重要だと認識しているにもかかわらずなかなか行動に移せない事ってよくあります。
　そういう時にどうするか？

　Google NotebookでGTDを管理している私は以下のようにしていきます。

「→」マークを書いて「連想ゲーム」をしていきます。
最後には「⇒」を書いて具体的な行動を書きます。

　実際には以下のような感じになります。

どのようにすれば新サイトの構想を練る時間を作れるだろうか？ 30
→仕事の途中でも毎日午後３時半に外出する
→喫茶店に行く
→どこの喫茶店に行くか
→サボりと思われないか
→連絡をとれる状態にしておく
→行き先を伝えておく
→一時間で戻る
⇒新サイトの構想が固まるまで午後３時半に喫茶店に一時間だけ行く

　このようにする事によって解決策を導くことができます。

　GTDの考え方に「週次レビュー」という概念がありますが、なかなか行動に移せないタスクは週次レビューをする際に「連想ゲーム」を同時にすると居座るタスクを退治することができます。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月24日 22:13 | パーマリンク | トラックバック (0)

耳で情報を得る方法

　今日はデジタルもの。

　ネットの普及のおかげで、私たちは無料で有益な情報を得ることができるようになりました。
　ネットを見たり本を読んだり、様々な媒体で私たちは情報を得ますが、私たちは意外と耳からの情報を得る努力が少ない気がします。

　ラジオや電話等、耳からの情報を得るツールはたくさんあります。
　しかし、耳から情報を得るツールの決定打と言えば「iPod」に他なりません。
　私たちはiPodの登場で耳から情報を得やすくなったと言えます。

　iPodは音楽だけではないのです。

　Podcastというすばらしい仕組みがあります。
　情報発信者が、ブログと同じように、定期的に新しい情報を発信してくれます。
　しかもそのほとんどが無料です。
　活用しない手はありません。

　通勤時間の隙間時間や就寝前の時間等、目を活用しにくい時こそ、耳からの情報を得る最適な時間だと言えるでしょう。

　私がおすすめするPodcastの番組は、
・ラジオ版　学問ノススメ　Special Edition
　http://reco.jfn.co.jp/podcasts/jfn/susume/
・ビジネス書を耳で読む- BookCasting
　http://www.netvoice.jp/

投稿者: subnote 日時: 2006年11月25日 16:09 | パーマリンク | コメント (2) | トラックバック (0)

GTDの弱いところを強化する方法

　今日はアナログもの。

　GTDで仕事を管理するようになってしばらく経ちますが、本当にGTDが仕事の役に立っているのかと思う時があります。

　GTDの考え方に「週次レビュー」という考え方があります。
　これは、GTDをシステムとしてとらえた時に、システム全体を最新の状態に更新するという意味合いを持っています。

　「PDCAサイクル」という考え方があります。P,D,C.Aのそれぞれの意味は以下のようになります。

plan：目標を設定して、それを実現するためのプロセスを設計（改訂）する
do：計画を実施し、そのパフォーマンスを測定する
check：測定結果を評価し、結果を目標と比較するなど分析を行う
act ：プロセスの継続的改善・向上に必要な措置を実施する

　「週次レビュー」はPDCAでいうと「P」と「A」の部分になると思います。

　GTDだけで仕事を管理していると、どうしても「C」の部分がちょっと弱くなります。
　つまり、自分の行動に対して反省する部分が弱くなりがちです。

　「今日は午後1時から午後3時まで請求書を作成する」という予定を立てたのに対して、実際はどうだったのかという反省も必要です。

　私の場合、オリジナルのリフィルに「行動記録」を書くようにしています。
　「行動記録」は一日を有効に使えたかの反省の材料にもなりますし、次回同じような予定を組む時にどれくらいの時間が必要かといった事もわかります。

　どうしてもGTDだけでは「C」の部分が弱くなりがちですので、反省するための道具をうまく活用したいものです。

　オリジナルリフィルのダウンロードはこちらから。
　http://www.kitami.tv/subnote/subnote.pdf

投稿者: subnote 日時: 2006年11月26日 18:42 | パーマリンク | トラックバック (0)

私のGTDのやり方。収集編その２

　今日はアナログもの。

　GTDで一番時間がかかって大変なところは、なんといっても「頭の中にあったもの」を全部書き出すことでしょう。
　「頭の中にあったもの」を全て書き出してしまえば、頭がスッキリして気分爽快になるのですが、頭の中から搾り出す事は結構大変です。

　私の場合、「頭の中にあるもの」をアウトプットするときは必ず紙に書き出すことにしています。
　コピーの反故を何枚か持ってきて、ボールペンでひたすら書き出します。
　ボールペンも使いやすいお気に入りのものを使うようにしています。

　パソコンに直接打ち込むのもやってみたのですが、私には「紙に書く」事が一番合っているようです。

　おそらく、手で書くときに使われる脳の領域と、キーボードを打つときに使われる脳の領域は違うのではないかと推測していますが、手で紙に書いたほうがたくさんアウトプットできるのは間違いないようです。

　また、紙に書き出したものをGoogle Notebookに打ち込む時に、自分の中である程度思考がまとまるので、二度手間ですが紙に書き出すことをおすすめします。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月27日 16:06 | パーマリンク | トラックバック (1)

GTDの副作用

　今日はアナログもの。

　私が仕事をGTDで管理するようになってからしばらく経ちますが、GTDの副作用が出てきました。

　それは、「メモしておかないと怖い」という症状です。

　車を運転する時でも、お風呂に入っているときでも、トイレに入っているときでも、なにかを思い出したときに「メモができない状態」にあることが恐怖に感じてきました。

　一週間に一回の割合で「頭の中にあったもの」を書き出すのですが、なかなか全部出し切れない悔しさとかがあり、メモの重要性が今までより理解できるようになりました。

　「重要な事だから後で思い出すだろう」と思っていても、「あれっ！さっき何考えていたっけ？」という事がしばしばあり、「メモを残す」という義務感と焦り、そして恐怖を感じる事も増えました。

　GTDは仕事の面では「ストレスフリー」なことに間違いないです。しかし、「メモしておかないと怖い」というストレスはちょっと増えます。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月28日 18:06 | パーマリンク | トラックバック (0)

GTDの2分以内にできること

　今日はアナログもの。

　GTDの考え方に「2分以内にできること」という概念があります。
　「2分以内にできる」ことはサッサと終わらせてしまって頭の中をスッキリさせようというものです。

　GTDが習慣になってくると、「頭の中にあったもの」を分類していくときに「これは2分以内でできるかな？」と考えるクセがついてきます。これこそがGTDの最重要点なのだと私は思います。

　なぜかといいますと、頭の中で「あーでもない、こーでもない」とモヤモヤしているものを「見える化」し、それに自分自身で「気づかせる」ことがGTDのシステムの良いところだからです。

　おそらく、「仕事ができると言われているような人」はこういった「2分でできる」小さなタスクを、コツコツと次々にこなしていく習慣が自然と身に付いている人だと私は思います。

　私のような凡人はGTDのシステムを利用して、「2分でできる」小さなタスクをコツコツとこなして、一歩でも「仕事ができる人」に近づいて行きたいと思います。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月29日 17:38 | パーマリンク | トラックバック (0)

自分の部屋のドアとGoogleカレンダー

　今日はアナログもの。

　自分の部屋のドアに「忘れてはいけないこと」を書いて貼っておくと、そのドアを開こうとするときに必ず目にします。
　必然的に「忘れてはいけないこと」が忘れていても目に入ってくる訳ですから思い出してしまうわけです。

　これは、GTDの提唱者のデビッドアレン氏が「ストレスフリーの仕事術」という本で、リマインダツールの説明をするときに「自分の部屋のドア」と表現しました。
　リマインダは仕事をする上でとても重要なツールの一つであると言えます。

　私がおすすめのリマインダツールは、やはりGoogleカレンダーです。
　Googleカレンダーはスケジュールを立てるツールではありますが、リマインダとしても使えます。

　　「明日会社に書類を持っていく」というのを明日の朝7時にセットしておけば、Googleカレンダーが教えてくれます。
　携帯電話にメールを送る設定にしておけば、パソコンの前にいなくても携帯電話が教えてくれます。

　人間の脳は記憶していたものを忘れてしまいます。記憶はパソコンなどのツールに任せて、頭の中に詰め込まないようにしておいたほうが、効率の良い仕事ができます。

投稿者: subnote 日時: 2006年11月30日 18:35 | パーマリンク | トラックバック (0)

手帳2.0

手帳とライフハックとGTD等を・・・。

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