手帳2.0

　今日はデジアナもの。

　今日から数日間にわたって、私が普段どのようにGTDを使って仕事を管理しているかを解説していきます。

　まず、GTDの一番最初の部分の「頭の中の気になること」を全て紙に書き出します。
　どんな些細なことでも書き出します。
　箇条書きでどんどん書き出します。
　「んー、もう頭の中に何もないや！」って思えるくらい書き出します。
　一時間でも、二時間でも、三時間でも、書き出します。

　書き終えたら、これをGoogle Notebookに入力していきますが、Google Notebookは以下のようにしておいて下さい。

• フル画面にしておく
• New notebookボタンをを押して「頭の中にあったもの」という名前でノートブックを一つ作る

　Addボタンを押して、先ほど紙に書いたたくさんの「頭の中の気になること」をひとつずつ入力していきます。
　このとき一つの項目を入力するたびにAddボタンを押して次々入力していきます。
　また、入力時に文の最後にそのタスクの見積時間を入れておきます。
　さらに、「どのようにしたら～できるだろうか？」と質問形式にしておきます。

　例えば、「A社宛ての請求書を作る」というタスクが頭の中にあったなら以下のようにしてGoogle Notebookに入力します。

　どのようにしたらA社宛ての請求書が作れるだろうか？ 60×2

　このようにして、Google Notebookにどんどん入力していきます。
　全部入力した時の爽快感はかなり気持ちいいです。なぜなら「頭の中にあったもの」は全て忘れていいのです。Google Notebookに全部入力されているんですから。

　GTDについて詳しく知りたい方は ITmediaの下記の記事を参考にしてください。
　・はじめてのGTD

　明日は、今日入力した「頭のなかにあったもの」を整理していく方法を説明します。

　今日はデジアナもの。

　昨日に引き続き、今日も私がどのようにGTDを運用しているかについて書きたいと思います。

　昨日、「頭の中にあったもの」をGoogle Notebookにすべて入力しました。
　今回はそれを分類します。



　上の画像のようにノートブックを追加します。追加する項目は
・報告待ち
・誰かに任せること
・いつかやること
・資料
・2分以内でできること
・プロジェクト

　「頭の中にあったもの」をそれぞれの項目に当てはめていきます。
　最初はどこに入れたらいいのか迷いますが、続けていくうちに次第に慣れてきます。
　下の図のようにドラックアンドドロップで簡単に移動できますので、適切な場所を考えて移動していきます。



　また、Google Notebookには、「Section」を追加できるので同じような項目ごとににまとめておくと後から見たときにすっきりします。
　似たようなことはまとめておきましょう。



　「頭の中にあったもの」が空になるまで続けます。

　さて、すべての分類が終わったでしょうか？
　頭の中にあった「モヤモヤ」が全てGoogle Notebookに整理されました。
　とてもすっきりした気分になると思います。
　「あれをやらなければならない！これをやらなければならない！」なんて思う必要はありません。なぜなら全てがGoogle Notebookに書いてありますから。
　あとは、これらのことを適切にこなしていくだけですからね。

　明日は、Google Notebookに書いたGTDの項目をGoogleカレンダーを使って実行していきます。

　今日はデジアナもの。

　一昨日、昨日と私のGTDのやり方を紹介してきましたが、今日はいよいよ実践編です。

　昨日の分類は終了していますでしょうか？
　まずは、Google Notebookの「2分以内でできるもの」を見てみましょう。
　このタスクはどちらかというと隙間時間を利用してやってしまいたい作業です。
　「打ち合わせの時間まで10分だけある」という時とか、「なんか今日はやる気が起きない」という時に作業をするとうまく仕事が回ります。

　次に「誰かに任せること」。
　これは文字通り、仕事を誰かに任せるものです。
　誰かにお願いしたら、「報告待ち」に移動します。

　「いつかやること」は当面はやらないが近い将来「やりたい」と思っていることです。時々この項目に入っているタスクを眺めて「現実化」させるクセをつけるようにしましょう。

　「資料」は、仕事をするうえで頻繁にるものを入れておきます。

　さて、いよいよ「プロジェクト」です。プロジェクトはタスクの前後関係で一つのタスクでは終了できないようなものを入れていきます。

　日々の仕事のメインはここから抽出することになります。
　プロジェクトのタスクの前後関係を考慮してスケジュールをつくっていきます。
　「頭の中にあったもの」をGoogle Notebookに入力する際に「タスクの見積時間」を一緒に入力しました。１日の労働時間が8時間であれば、8時間に収まるように1日のスケジュールを組み立てていきます。
　1日のスケジュールが決まればこれをGoogleカレンダーに入力していきます。
　タスクの見積時間をうまく組み合わせて3日分くらい作っておくと先の見通しが良くなります。
　Googleカレンダーの設定で、ケータイにタスクの開始時間10分前にメールが届くようにしておくと締め切り効果が期待できます。

　以上で大まかな流れの説明は終了です。
　今日で「私のGTDのやり方」は終了しますが、細かいTips等は随時このブログで紹介していきたいと思います。

　今日はアナログもの。

　GTDで一番時間がかかって大変なところは、なんといっても「頭の中にあったもの」を全部書き出すことでしょう。
　「頭の中にあったもの」を全て書き出してしまえば、頭がスッキリして気分爽快になるのですが、頭の中から搾り出す事は結構大変です。

　私の場合、「頭の中にあるもの」をアウトプットするときは必ず紙に書き出すことにしています。
　コピーの反故を何枚か持ってきて、ボールペンでひたすら書き出します。
　ボールペンも使いやすいお気に入りのものを使うようにしています。

　パソコンに直接打ち込むのもやってみたのですが、私には「紙に書く」事が一番合っているようです。

　おそらく、手で書くときに使われる脳の領域と、キーボードを打つときに使われる脳の領域は違うのではないかと推測していますが、手で紙に書いたほうがたくさんアウトプットできるのは間違いないようです。

　また、紙に書き出したものをGoogle Notebookに打ち込む時に、自分の中である程度思考がまとまるので、二度手間ですが紙に書き出すことをおすすめします。